Secretaire (H/F)

Service : CHU Hommes Seuls, 27 rue des stations à Lille (Possible déménagement sur Halluin en 2028)

MISSIONS

• Gestion du secrétariat courant (mail, frappe et mise en forme de courriers, compte rendu.)
• Activités liées à la gestion des ressources humaines
• Tenue du standard téléphonique et accueil physique
• Préparation de la navette courrier
• Classement, archivage
• Actualisation des documents Associatifs
• Préparation des dossiers usagers
• Tenue des tableaux de bord et du drive/dropBox
• Extraction de données statistiques
• Mettre en place des outils de suivis de l'activité
• Gestion du stock de fournitures et établissement du bon de Commande
• Suivi du planning collectif en lien avec le Chef de Service
• Centralisation et suivi des demandes de congés de l'équipe
• Veille à l'actualisation de l'affichage obligatoire
• Organiser les visites et les rendez-vous à la médecine du travail
• Effectuer le suivi et la rédaction des contrats de travail à durée déterminée et leurs avenants sur la base des modèles et outils à disposition, complétés.
• Etablir les demandes d'avenants de contrat à durée indéterminée sur consigne du cadre socio-éducatif en vue d'une complétude exhaustive nécessaire à l'établissement du contrat
• Récupérer et transmettre au siège les éléments nécessaires à la tenue du dossier individuel des salariés du service ou de l'établissement.
• Gérer et suivre les procédures de recrutement selon les besoins du service (suivi du recrutement, gestion des rendez-vous)

PROFIL PROFESSIONNEL / COMPETENCES ATTENDUES

• Bonnes capacités d'expression orale et rédactionnelle
• Sens de l'organisation, rigueur professionnelle et discrétion nécessaire.
• Disponibilité, autonomie et bonne gestion du stress
• Capacité de reporting et de communication, aisance relationnelle avec l'interne comme l'externe
• Esprit d'initiative, capacité d'adaptation et d'observation
• Excellente maitrise du pack office et des outils de communication
• Une expérience de 2 ans au moins dans un poste similaire est souhaité : dans l'idéal au sein de la branche ou du secteur associatif, sur un périmètre au moins équivalent