Secrétaire (F/H) Médecine du travail 50%

RESPONSABILITÉS

La/Le secrétaire est un référent opérationnel dans le service de Médecine et Santé au Travail pour les établissements du GHS et pour certains dossiers transversaux.

Il/Elle est placé(e) sous la responsabilité opérationnelle de l'encadrement médical de l'équipe et sous la responsabilité hiérarchique du cadre de santé du service. Il/Elle est placé(e) sous la responsabilité fonctionnelle du médecin cheffe de service.

Il/Elle collabore avec l'équipe médicale, l'infirmier du service et en transversal HCL.

Constitution de l'équipe du GHS : 4 médecins, 5 infirmiers, 3 secrétaires, 2 psychologues, 1 cadre de santé.

Les missions :

• Gestion des agendas des médecins : prise de rendez-vous et organisation de réunions;
• Gestion des appels téléphoniques;
• Gestion de la messagerie électronique du service;
• Gestion des courriers reçus ou à émettre (tri, frappe, mise en forme, etc.);
• Suivi de demandes diverses (petits travaux, commande de fournitures et matériels, etc.);
• Frappe ou mise en forme de lettres types, comptes rendus, diapositives, cours et protocoles, etc.
• Accueil présentiel et téléphonique des agents, et leur orientation avec diffusion d'informations d'ordre général;
• Gestion des convocations pour les visites à caractère obligatoire;
• Aide à la préparation des campagnes de prévention avec création d'affiches;
• Saisie de données.

PROFIL RECHERCHÉ

Qualifications

• Etre titulaire d'un diplôme de secrétariat;
• Expérience souhaitée.

Compétences

• Sens de l'accueil - Disponibilité, capacité d'écoute;
• Sens du travail en équipe - Capacité à transmettre les informations;
• Capacité à répondre à une diversité de demandes simultanées;
• Prise d'initiatives dans le périmètre de la fonction et des responsabilités;
• Maitrise du Pack Office indispensable.

Savoir être

• Communication mesurée et adaptée au contexte et aux interlocuteurs;
• Aptitude aux relations humaines : médiation, gestion du stress et maitrise de soi;
• Sens de la hiérarchie, des responsabilité et de l'exemplarité;
• Autonomie et capacité d'initiatives dans le périmètre du poste.

Conditions

• Poste à mi-temps, classé à repos fixes, sans télétravail et soumis au pointage; donnant droit à 14 CA sans RTT sur la base d'une année pleine.
• Affectation GHS - Déplacements possibles sur les différents établissements HCL;
• Amplitude horaire 8h-17h, adaptable à l'organisation du travail et aux contraintes liées à l'activité;
• Modifications de planning en interne : pas de suppléance extérieure à l'équipe;