Secrétaire du sous-préfet de Brest (H/F)

Vos activités principales

Secrétariat du sous-préfet :

• tenue de l'agenda du sous-préfet et accueil des personnalités reçues
• vérification et réception des dossiers préparés par les services
• anticipation et préparation des cérémonies publiques et déplacements
• organisation des réceptions, audiences, réunions et visites officielles
• rédaction des courriers, notes de service et réponses aux invitations
• supervision du traitement du courrier de la sous-préfecture (arrivée et départ)
• animation du secrétariat particulier du sous-préfet et interface avec les composantes du service en charge des fonctions support
• appui Chorus DT (après formation)
• correspondante du bureau du cabinet du préfet pour la section distinctions honorifiques
• validation des congés sous casper du secrétaire général et du chauffeur après signature de la feuille de congés par le sous-préfet ;
• correspondant RH et action sociale ;
• accueil physique et gestion des accès via le vidéo-portier ;
• participation à la surveillance générale du site, notamment dans le cadre de la co-supervision des systèmes de sécurisation et de la gestion des droits d'accès ;
• gestion des vidéoconférence (réservation et lancement pour le sous-préfet).

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Temps complet, travail en binôme

Discrétion, polyvalence et disponibilité horaire

Une présence au secrétariat est nécessaire en dehors de heures des plages fixes a l'instar de ce qui se pratique dans tous les secrétariats particuliers des membres du corps préfectoral.

Votre environnement professionnel

• Activités du service

Secrétariat particulier du sous-préfet, représentation de l'État et fonctions support (résidence et services administratifs)

• Composition et effectifs du service

1 CAIOM, 1 B et 2 C, ou 3 C

• Liaisons hiérarchiques

Sous-préfet, secrétaire général et son adjoint

• Liaisons fonctionnelles

De très nombreux interlocuteurs et en particulier, les élus, les membres du corps préfectoral, tous les services de la préfecture et des sous-préfectures, les services déconcentrés au niveau départemental et régional, les collectivités territoriales, les entreprises, les établissements publics, les associations, etc.