Secrétaire du département QLIO (H/F)

Missions

Au sein de l'IUT d'Orléans, votre mission est d'assurer l'accueil, la gestion administrative et de contribuer à la gestion pédagogique du département QLIO.

Activités principales

Assurer l'accueil et la gestion administrative :

• Accueillir, informer et orienter les divers interlocuteurs (enseignants, étudiants, intervenants extérieurs et vacataires)

• Réceptionner, traiter et diffuser l'information au sein du département (offres de stage, offres d'emplois, demande d'information, .)

• Rédiger et transmettre les courriers administratifs et email

• Mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion

• Classement et archivage

Contribuer à la gestion pédagogique du département en assurant l'interface avec le chef de département et les responsables pédagogiques :

• Enregistrer les inscriptions pédagogiques dans Apogée

• Modifier des informations dans Apogée (Adresse mail, postale et numéro de téléphone)

• Editer les relevés de notes et envoyer les attestations de réussite (à la demande des étudiants)

• Gérer les absences (SCODOC)

• Stage : gérer les conventions de stage (AREXIS) et mise à jour de la base de données Afficher la liste des membres du Jury / classeur - envoi et centralisation des fiches d'évaluation

• Afficher la liste des membres du Jury

• Impression et affichage la publication des résultats après les jurys

• Modification des emplois du temps "changement simple" dans ADE (changement de salle, changement validé entre enseignant (permutation), changement de créneau et date)

• Gérer les tiers temps aux évaluations en lien avec la passerelle handicap

• Préparer les copies d'examen (+ Brouillon) et les PV d'émargement, liste d'étudiants, positionnement dans les amphis

Contribuer, en appui, au suivi des services d'enseignements du département en lien avec l'administration de l'IUT :

• Vérification des dossiers de recrutement des vacataires dans SAGHE

• Vérification dans SAGHE des codes connecteurs (bascule APOGEE / ADE /SAGHE)

• Vérification dans SAGHE de la cohérence heures prévisionnels APOGEE et saisie ADE (signalement des dépassements)

• Saisie dans SAGHE de toutes les heures qui ne redescendent pas par ADE (SAÉ, autonomie, .)

• Compléter les tableaux de suivi (RH)

Assurer l'appui logistique du département :

• Participer à l'organisation (achats, installation, .) des différentes manifestations du département (JPO, Cérémonie de remise de diplômes, .) et réserver les salles

• Participer à l'organisation des soutenances

• Transmettre les demandes (tickets GLPI) et besoins aux services techniques de l'IUT et en assurer le suivi

Contribuer, en appui, à la gestion financière du département :

• Établir des bons de commande et vérification des livraisons

• Vérifier les factures d'achat avec les commandes et devis

• Suivre le stock de matériels et de fournitures