SECRETAIRE DE RESIDENCE (F/H) RESIDENCE LES BRISANTS

RESPONSABILITÉS

Activités Afférentes au poste

• Accueil et information des résidents et visiteurs

• Gestion des boîtes mails du secrétariat, courriers et appels téléphoniques (réorientation et/ou prise de messages vers les destinataires.)

• Gestion du courrier de la résidence : dépouillement, tri et orientation vers les destinataires.

• Entrées des nouveaux résidents

• Entrée administrative dans Pastel, demande du dossier médical aux archives préparation du dossier d'entrée à remettre à la famille, préparation des contrats de séjour

• Saisie des informations dans les tableaux de Clavicule (entrées/hospitalisations/sorties)

• Mise à jour des listes de résidents, création des affichages (étiquette de porte, bienvenue)

• Saisie des informations à caractère administratif dans Actipidos et dans la GED PASTE

• Préparation des courriers au Conseil Général, Caisse d'assurance maladie

• Gestion des mouvements si changement (statuts EHPAD/USLD/UVP)

• Archivage numérique des différentes pièces dans les dossiers individuels.

• Création et mise à jour du trombinoscope des résidents.

• Prise des RDV des familles par téléphone pour le médecin coordinateur

• Renouvellement des ordonnances de séances de kinésithérapie pour les résidents.

• Demande de renouvellement des affections longue durée auprès des caisses de sécurité sociale

• Gestion des commandes de transport :

• Réservation des transports sanitaires (VSL/ambulance) par téléphone (urgences ou programmés)

• Préparation des bons de transports et documents nécessaires (carte d'identité, sécurité sociale, mutuelle, bulletin de situation etc...)

• Distribution des bons de transports dans les étages concernés.

• Bilan annuel de sa résidence et transmission au secrétariat de direction du Pôle Gérontologie pour exploitation et synthèse.

• Anniversaires : transmission de la liste des anniversaires du mois à l'animatrice après création et impression des « affichages »

• Gestion des fournitures : gestion des stocks papier, enveloppes, petites fournitures de bureau.

• Saisie des GIR/PATHOS : via GALAAD en binôme

• Questionnaires de satisfaction

• Envoi des questionnaires aux familles et représentants des résidents

• Recueil des informations concernant chaque résident(e) en capacité d'y répondre. (En lien avec l'animatrice)

• Élections municipales, régionales et nationales

• Envoi de mails aux familles pour leurs proches souhaitant voter par procuration et retour au secrétariat de direction P.A.

PROFIL RECHERCHÉ

Compétences requises

• Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Pastel, Actipidos
• Maîtrise des règles d'identito-vigilance
• Maîtrise des règles de prise en charge administrative

Qualités requises :

• Sens de l'organisation (gestion et anticipation)
• Capacité de communication
• Discrétion, respect de la confidentialité
• Travail en équipe

Interlocuteurs

• Résidents et proches,
• L'ensemble du personnel médical et non médical de l'établissement,
• Des correspondants et partenaires extérieurs à l'établissement (Administrations, établissements de santé)

Conditions d'emploi

• Contrat : Poste à 100% – CDD 2 renouvelable
• Lieu : Résidence Les Embruns Concarneau
• Horaires : du lundi au vendredi de 9h00 à 16h45
• Rémunération : 1760€ net mensuel (hors éléments variables)

Des avantages :

• Avec le remboursement à hauteur de 75% de votre abonnement de transport en commun
• Pour les trajets en vélo, trottinette ou en covoiturage, il existe un forfait « mobilités durables »
• Un restaurant du personnel est à disposition avec un coût du repas réduit
• Des prestations sociales
• Des chèques-cadeaux à Noël pour les enfants du personnel

Un équilibre vie personnelle / vie professionnelle :

• 25 congés annuels + 15 RTT + 2 congés hors-saison (pour une année civile complète)
• Un compte épargne temps (sous condition d'ancienneté : 1 an)

Une politique des Ressources Humaines dynamique :

• Une offre de formation complète
• Un accompagnement individuel des professionnels dans leurs carrières
• L'établissement propose de la mobilité interne

Si vous souhaitez rejoindre nos équipes, n'hésitez plus et postulez à cette annonce.

Vidéo de présentation de l'établissement

Vivre à Quimper Cornouaille