Secrétaire de mairie (H/F)

Au sein de notre Mairie vous rejoindrez notre équipe administrative. Sous l'autorité du maire et en collaboration avec les différents services municipaux, vous serez en charge de missions variées visant à assurer le bon fonctionnement administratif de la mairie et à offrir un service de qualité aux usagers.

Missions du poste :

1. Accueil et Standard : Réception physique ou téléphonique des personnes

2. État Civil :

• Tenue et gestion des registres de l'État Civil communal
• Enregistrement de tous les types d'actes, établissement des registres annuels et décennales
• Délivrance des extraits ou copies d'acte
• Réalisation ou transcription des mentions
• Tenue et gestion des registres de l'État Civil communal
• Enregistrement de tous les types d'actes, établissement des registres annuels et décennaux

1. Population - Jeunes - Fichier Electoral - Cimetières :

• Enregistrement et gestion des dossiers liés aux fichiers population, listes électorales et recensement

-cimetière : vente et suivi des concessions, mise à jour des plans, relation avec les familles et les Pompes funèbres

1. Fêtes et cérémonies

• Réalisation des invitations aux différentes manifestations officielles

1. Centre Communale Action Sociale - CCAS

• Personnes âgées : Gestion des bons de Noël et des invitations au repas annuel - Création des bons et des menus
• Tenue et suivi du fichier « Personnes âgées » et des secteurs de distributions
• Traitement des obligations alimentaires

1. Urbanisme - Autorisation du droit des sols

• Enregistrement et traitement des demandes d'urbanisme avec l'appui du service instructeur de la Communauté de Communes
• Demandes de renseignements divers liés au Cadastre et au PLU
• Construction des demandes d'autorisation du droit des sols pour la Commune
• Dossiers « Notaires » pour ventes : Déclaration d'Intention d'Aliéner, Risques Majeurs, Alignement

1. Voirie

Gestion administrative des réseaux

Arrêtés municipaux et autorisations divers (circulation, échafaudage, déménagement, permissions de voirie)

Gestion des DT / DICT (réponses)

1. Subventions

• Gestion administrative des demandes de subvention (collecte des documents, réalisation des notes d'opportunité et des plans de financement, enregistrement des demandes sur les différentes plateformes, etc.)

Vous serez en contact régulier avec les élus, différents services de la Mairie, Service Urbanisme, Préfecture, Associations,...

Compétences Professionnelles :

Polyvalence et adaptabilité

Maîtrise des techniques du secrétariat

Maîtrise des principes rédactionnels du compte rendu et du courrier administratif

Bonnes qualités rédactionnelles (orthographe, syntaxe et grammaire)

Maîtrise des logiciels de bureautique (WORD, EXCEL, CANVA)

Maîtrise des logiciels professionnels mairie : Elections (AFI), REU, Recensement Citoyen (ADIC Informatique), Etat Civil (ADIC Informatique et GESTACTE), logiciels de la SPL-XDemat

Bonnes notions d'Internet

Connaissance des règles et procédures des Marchés Publics, de l'État Civil, de la gestion de la liste électorale et des élections, des cimetières, de l'urbanisme

Savoir utiliser le cadastre et le PLU

Connaissance de l'environnement territorial, du cadre institutionnel

Connaissance des grands principes de la comptabilité publique

Connaissance des principes rédactionnels des documents et dossiers juridiques

Qualités relationnelles :

Qualités relationnelles et d'adaptation

Aisance dans les contacts

Diplomatie et amabilité en toutes circonstances

Bonne mémoire

Autonomie, efficacité, ordre et discrétion

Formations requises :

Niveau d'études requis : Bac +2 ou 3 - BTS secrétariat, gestion - Licence droit public - Formation spécifique secrétaire de mairie

Très bon niveau en Français

Diplômes : Baccalauréat - BTS - Licence

Expérience minimum : 5 ans en secrétariat mairie