SECRETAIRE DE LA PHARMACIE (H/F)

MISSIONS GENERALES

Assurer le secrétariat administratif de la pharmacie hospitalière afin de garantir la bonne circulation des informations, le suivi des dossiers administratifs et le bon fonctionnement du service en collaboration avec les pharmaciens, préparateurs en pharmacie, services de soins et fournisseurs.

MISSIONS PERMANENTES

Gestion administrative

• Mise en forme des documents : Word, Excel, PowerPoint nécessaires aux différentes réunions
• Gestion des courriers, emails, prise de rendez-vous
• Gestion documentaire : Suivi des révisions des procédures.
• Gestion des archives
• Utilisation quotidienne des logiciels :
• Pharma® : Suivi des consommations, extraction des statistiques, extraction des dotations par service
• Qualnet® : Recherche des procédures ou documents internes à l'hôpital et la gestion et la mise à jour des procédures.
• Rédaction et frappe de courriers, notes d'informations, notes de pharmacovigilance, compte-rendu
• Impression des dotations (médicaments, dispositifs médicaux, stupéfiants, médicaments à risques, solutés) des services
• Impression et tri des factures Chorus

Gestion des commandes et des stocks

• Réaliser les commandes fournitures et matériels (papeterie)
• Gestion du matériel informatique de la Pharmacie

Gestion des dossiers

• Préparation des dossiers afférents aux différents réunions et entretiens
• Elaboration des dossiers pour l'institution et les autorités ARS, HAS, inspection pharmacie
• Suivi et production de l'activité de la pharmacie
• Réalisation et suivi de la balance des médicaments stupéfiants
• Suivi des alertes ANSM
• Mise en forme et classement des courriers, rapports et notes d'information des vigilances (Pharmacovigilance et matériovigilance). Rédaction des pharmacovigilances
• Mise en forme des listes d'armoires des services et bons de distribution spécifiques aux services

Organisation du service

• Gestion des agendas, des plannings de gardes, des congés des pharmaciens et Agiltime
• Planification des réunions, réservation des salles

Politique qualité - Gestion des risques

• Participation au Copil PECMP et du circuit des dispositifs médicaux.
• Gestion du système Qualité de la Pharmacie.
• Mise en forme des instructions, procédures et référencement dans le cadre de la démarche qualité
• Bilan des vigilances
• Participation aux visites des armoires à Pharmacie et des audits

Communication

• Accueil et orientation des patients, des laboratoires pharmaceutiques, réception et transferts des appels téléphoniques
• Mettre à jour l'intranet pharmacie
• Travailler en collaboration avec les pharmaciens, les directions (qualité, gestions des risques, affaires directions (qualité, gestions des risques, affaires médicales, secrétariat de direction.), les unités de soins.

Qualités et aptitudes requises

• Bonne maîtrise des logiciels informatiques Word, Excel, Power Point - Sens de l'accueil - Autonome et rigoureuse - Sens de l'organisation - Esprit d'initiative, motivation, dynamisme - Capacité d'adaptation - Aptitude au travail en équipe - Bonne connaissance de la grammaire et de l'orthographe

Amplitude de travail de 8h30 à 17h00 avec une pause déjeuner de 30 minutes du lundi au vendredi