Secrétaire de direction (H/F)

Véritable bras droit de la Direction, vous assurez le suivi administratif, organisationnel et financier de l'activité tout en participant à la structuration des processus internes. Vous intervenez également sur le suivi des appels d'offres et accompagnez le développement des outils liés à l'intelligence artificielle au sein de l'entreprise.

Missions Support à la Direction

Gestion des agendas et organisation des réunions.

• Coordination des déplacements et événements professionnels.
• Préparation des documents de pilotage, comptes rendus et tableaux de bord.
• Interface entre la Direction, les équipes, les clients et les partenaires.

Gestion administrative

Rédaction et mise en forme de courriers, notes et documents internes.

• Suivi administratif des dossiers et des procédures internes.
• Gestion documentaire physique et numérique.
• Participation au suivi administratif des appels d'offres et des marchés.

Suivi financier

Contrôle et suivi des factures clients et fournisseurs.

• Suivi administratif des contrats.
• Gestion des devis, bons de commande et budgets.
• Participation au respect des procédures financières internes.

Déploiement des outils IA

Identification des besoins d'optimisation des processus.

• Participation au choix et au paramétrage des outils d'intelligence artificielle.
• Création de supports et guides d'utilisation.
• Accompagnement des équipes dans la prise en main des nouveaux outils.
• Veille sur les usages et évolutions de l'intelligence artificielle.

Description du profil De formation Bac+2 à Bac+5 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent, vous justifiez d'une expérience réussie sur un poste similaire.

Vous disposez de solides compétences rédactionnelles et d'une excellente maîtrise de l'organisation administrative. Vous êtes à l'aise avec le suivi de dossiers, la préparation de documents de Direction et le pilotage administratif des appels d'offres

Une connaissance du suivi contractuel, de la gestion administrative des marchés ou de l'environnement immobilier constitue un atout.

Reconnu(e) pour votre rigueur, votre discrétion et votre autonomie, vous savez gérer plusieurs sujets simultanément et évoluer en interaction avec des interlocuteurs variés.

Une appétence pour les outils numériques et l'intelligence artificielle est attendue.