Secrétaire de direction (H/F)

RESPONSABILITÉS

Fonctions principales : Organiser le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications liées au service ou suivi des dossiers ainsi que la coordination des agendas. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions). Suivi en propre de dossiers spécifiques. Activités de secrétariat :

• Accueil du public (principalement des médecins)
• Prise de rendez-vous / gestion des agendas et veille de cohérence entre les différents agendas
• Préparation des réunions (sollicitation des éléments en amont / ordre du jour, vérification de l'exhaustivité des éléments attendus) y compris logistique
• Prise de notes, frappe et mise en forme des documents (principalement word, excel, power-point)
• Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
• Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
• Traitement des courriers, proposition de rédactions, gestion de dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
• Gestion des stocks de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes) Gestion de dossiers spécifiques
• Gestion des demandes d'autorisation de cumuls d'activités à titre accessoire ;
• Gestion des conventions individuelles du PM : rédaction du projet, échange avec l'établissement hospitalier du praticien concerné, suivi de mise en œuvre ; suivi du renouvellement des conventions en cours.
• Organisation des ateliers DAM en lien avec les responsables des départements de la DAM
• Suivi des demandes d'ordonnance publique et sécurisée, en lien avec les services concernés
• Coordination de l'accueil semestriel des internes et des cours proposés aux internes par les médecins du CHR
• Gestion des nominations de chefferies (pôles, services, responsables de structure : création, modification, renouvellement), et mise à jour de l'organigramme
• Instruction des dossiers de demandes de médailles pour le PM
• Suivi des congés des médecins et des fermetures de lits potentielles Intérim du secrétariat de la DRH en l'absence du titulaire : périmètres du binôme à préciser. Catégorie/grade : Catégorie C – Adjoint administratif Quotité de temps de travail : 100% (37h30 par semaine) du lundi au vendredi, amplitude entre 8h et 17h selon les besoins. Localisation Géographique : Direction des Affaires Médicales – Site de Mercy. Déplacements ponctuels sur les autres sites du CHR

PROFIL RECHERCHÉ

Bac professionnel secrétariat (niveau IV) – BTS Assistant de Direction (niveau III) Expérience en milieu hospitalier et/ou structure dite « grande entreprise » Connaissance de l'environnement hospitalier et du fonctionnement hospitalier appréciée COMPETENCES TECHNIQUES – SAVOIR FAIRE

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer en face -à
• face auprès d'une ou plusieurs personnes
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
• Maîtriser l'orthographe SAVOIR ETRE
• Sens de l'organisation et de la rigueur
• Disponibilité et réactivité
• Capacité à gérer des tâches et informations multiples
• Secret professionnel
• Capacité à identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations ; à être force de proposition
• Capacité à rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports
• Qualités relationnelles et de communication
• Capacités de travail en autonomie et en équipe