Secrétaire de Direction (H/F)

Nous recrutons pour notre Direction Stratégie Juridique, un.e Assistant.e de Direction H/F.

Objectifs / Finalités du poste :

Participe à l'atteinte des objectifs de l'Office en assurant l'assistance et le soutien administratif du Directeur de la Stratégie Juridique. Contribue à la sécurisation, à l'organisation et à la circulation des informations juridiques stratégiques, tout en garantissant la confidentialité des dossiers traités.

Activités

• Assure la coordination et la circulation des informations entre la Direction de la Stratégie Juridique, la Direction Générale, les directions de l'Office et les partenaires externes.
• Centralise, met en forme, assure le suivi administratif et actualise les dossiers stratégiques et juridiques de la Direction ainsi que leur dématérialisation.
• Assiste le Directeur de la Stratégie Juridique dans l'organisation et le pilotage de son activité.
• Assure le suivi administratif des contentieux et des dossiers confiés aux conseils externes (avocats, commissaires de justice, experts).
• Rédige et diffuse les documents, notes, courriers, rapports et présentations nécessaires à l'activité de la Direction.
• Contribue à la préparation des dossiers destinés aux instances de gouvernance (Bureau, Conseil d'Administration, Comités).
• Organise et assure le suivi des réunions internes et externes ; rédige les comptes rendus, relevés de décisions et assure le suivi des actions.
• Suit les échéances et alerte sur les délais relatifs aux dossiers juridiques, contentieux et projets stratégiques.
• Création et suivi des tableaux de bord et outils de suivi de l'activité de la Direction.
• Organise l'agenda, les rendez-vous, les réunions et les déplacements du Directeur.
• Assure l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internes et externes
• Réalise les activités courantes de secrétariat : classement, archivage, gestion documentaire et suivi des courriers entrants et sortants.
• Garantit la confidentialité et la traçabilité des informations et documents traités.
• Travaille en lien étroit avec les assistantes de direction des autres directions de l'Office.
• Gestion, traitement et suivi des factures et des marchés de la direction.

Activités spécifiques :

• Assure la collecte, la consolidation et la mise en forme des rapports présentés aux instances de gouvernance.
• Peut participer à tout projet transversal relevant du périmètre de la Direction de la Stratégie Juridique.
• Peut assurer l'administration documentaire des procédures, contentieux et dossiers sensibles.
• Peut être amené(e) à contribuer au suivi des marchés ou prestations de conseil juridique.

Votre Profil

• Formation Bac +2 minimum en assistanat de direction, gestion administrative ou juridique.
• Expérience significative sur un poste d'assistanat de direction auprès d'une direction stratégique ou juridique appréciée.
• Très bonnes capacités rédactionnelles, de synthèse et d'organisation.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et échéances.
• Discrétion absolue et respect de la confidentialité.
• Rigueur, autonomie, réactivité et sens des priorités.
• Qualités relationnelles et sens du service.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs