Secrétaire de direction (H/F)

Le GAPAS est une association de plus de 1000 salariés, qui accompagne chaque année 1200 enfants et adultes en situation de handicap via une quarantaine d'établissements.

Présentation de l'établissement et du service

Le Pôle Déficiences Visuelles a pour mission d'accompagner 205 jeunes en situation de handicap visuel (avec ou sans troubles associés) ainsi que leurs familles, en poursuivant trois finalités :

• Pour les jeunes, prévenir ou réduire au maximum les conséquences fonctionnelles, physiques, psychologiques, sociales et scolaires du handicap afin de permettre leur épanouissement et leur autonomie ;
• Pour les familles, assurer un rôle de conseil, d'information et de soutien face aux difficultés de leur proche ;
• Pour l'environnement et ses acteurs, proposer des actions d'appui-ressources autour de la déficience visuelle (aides techniques, sensibilisations.).

L'Institut Médico Educatif « La Pépinière » accompagne une centaine d'enfants et jeunes âgés de 4 à 20 ans vivant avec une déficience visuelle et des troubles associés.

Missions

Au sein des deux entités, le/la secrétaire de direction et secrétaire médical poursuit les missions spécifiques suivantes :

• Secrétariat de direction :
• Gestion proactive des agendas de la direction : planification de rendez-vous et réunions, anticipation des échéances clés, organisation logistique des réunions ;
• Communication de la direction : gérer les appels téléphoniques, les e-mails et le courrier de la direction, veiller à la confidentialité et la précision des données, assurer le traitement et la circulation de l'information, filtrer et prioriser les sollicitations internes et externes, rédiger des courriers, notes, rapports, présentations et d'autres documents institutionnels, procéder à l'affichage obligatoire, contribuer à l'image professionnelle de la direction ;
• Support administratif : fournir un soutien administratif complet à l'équipe de direction du Pôle. Cela inclut la préparation de dossiers, la recherche et la consolidation d'informations nécessaires à la prise de décision, la mise en forme de documents, l'archivage et le classement de documents ;
• Appui à la coordination de l'équipe de direction : suivre les décisions prises et effectuer des relances si nécessaire, être l'interface entre la direction / les équipes et les partenaires externes, apporter un soutien dans la gestion des projets transversaux ;
• Organisation de voyages et d'évènements : coordonner les déplacements professionnels de la direction ou aider à l'organisation d'événements institutionnels ;
• Support logistique : fournir un soutien logistique complet à l'équipe de direction du Pôle. Cela inclut la gestion des commandes et la réservation des salles du bâtiment ;
• Accueil de l'établissement : assurer des missions d'accueil (standard, entrées/sorties, réservation de véhicules.).
• Secrétariat médical

Assurer le suivi administratif, la coordination médico sociale et le soutien organisationnel liés aux personnes accompagnées au sein de l'IME, en garantissant la qualité, la confidentialité et la continuité du parcours.

• Accueil et relation avec les familles : Accueil familles (Accueillir, orienter et informer les familles, représentants légaux et visiteurs) ; Gestion des demandes (Répondre aux sollicitations (téléphone, mail, courrier) et assurer le relais avec les équipes éducatives, médicales et administratives) ;Accompagnement administratif - Aider les familles dans la constitution ou mise à jour des dossiers (MDPH, transport, droits sociaux, documents médicaux).

-- Gestion administrative des personnes accompagnées : Constitution des dossiers, Suivi des admissions, Mise à jour des données, Gestion documentaire ; Suivi des présences.

• Secrétariat médical : Organisation des consultations, Gestion des comptes rendus.
• Enquêtes, indicateurs et tableaux de bord