SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)

Dans le cadre d'un remplacement de congés, nous recherchons un profil de secrétaire de direction (H/F) pour effectuer les tâches suivantes :

-1- secrétariat

• Accueil téléphonique et physique au secrétariat

o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,

o Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur

o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.

• Dispatcher le courrier reçu
• Expédier le courrier départ (achats de timbres, affranchissement recommandé..),
• Gérer le matériel
• Classer et archiver les documents
• Assurer la gestion administrative de l'entreprise

2- SECRETARIAT DE LA DIRECTION

• Gérer les rendez-vous de la direction
• Gérer les agendas (ateliers, réunions et évènements) de la direction
• Réservation de voyages d'affaires
• Mettre en forme des documents : études, textes, présentation powerpoint et tableaux

o Saisie des tableaux statistiques et des fiches documentaires

o Préparer les supports, assurer la logistique

o Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions

• Rédiger des courriers
• Garantir le fonctionnement efficace de l'activité de la directrice générale et contribuer à l'organisation de la vie interne,
• Déplacements professionnels

o Effectuer des déplacements via le véhicule de service à la demande de la Direction

o Achats fournitures, produits d'entretiens, eau, etc..