Secrétaire de direction (H/F)

L'établissement SESAME a pour ambition d'accueillir et d'accompagner dans leurs démarches d'insertion et de santé des personnes en grande fragilité sociale. L’équipe est pluridisciplinaire. Nous sommes à la recherche d'une nouvelle secrétaire de direction, dans le cadre d’un CDI 33h/ semaine. ACTIVITES AU COEUR DE METIER 1/ Organiser et gérer les activités administratives :

• prioriser et planifier les activités du secrétariat,
• rédiger, mettre en forme des documents,
• garantir la mise à jour et le suivi des dossiers,
• produire, organiser et diffuser l'information de documents en garantissant leur fiabilité,
• travailler en lien avec les services de la Direction Générale,
• renseigner et transmettre la facturation aux financeurs,
• initier les améliorations de l'organisation du service,
• faire évoluer et/ou élaborer des procédures et les mettre en oeuvre. 2/ Faciliter la communication interne et externe :
• veiller au suivi des informations stratégiques,
• accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur,
• communiquer et rechercher les informations liées à l’activité auprès des services de la Direction Générale,
• garantir la réception et la transmission des informations aux différents interlocuteurs concernés,
• assurer le traitement du courrier. 3/ Assister la Directrice afin d'optimiser la gestion de son activité et faciliter sa prise de décision :
• rechercher et communiquer les informations en lien avec l’activité,
• préparer et constituer les dossiers en structurant leur réalisation selon les contraintes et les priorités de sa hiérarchie,
• être force de proposition dans le traitement des dossiers et assurer le suivi de la décision,
• veiller au respect des échéances,
• assister la directrice en coordonnant et préparant ses activités quotidiennes,
• organiser la logistique d’un événement, sa communication dans le cadre du budget alloué. Principales activités relevées, mais cette liste est non exhaustive. Niveau III assistant de gestion PME/PMI ou assistant de direction, assistant de manager