Secrétaire de direction (H/F)

Description du poste

Poste à pourvoir à compter du 01/09/2026 Service : DRH Temps : 100% CONTEXTE DU POSTE : Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions). ACTIVITES PRINCIPALES : Coordination / Gestion des instances (préparation des ODJ/convocations et des envois, prise de notes, rédaction des comptes rendus.) Coordination / Gestion des CAPL-CAPD Gestion des congés des psychologues (réception des demandes, enregistrement dans Chronotime, suivi des droits et soldes) Création, diffusion et suivi des offres d'emploi Gestion des stages (réception des demandes, traitement, suivi) Accueil des personnes (agents, personnes extérieures) Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées Prise de notes, frappe et mise en forme des documents Prise de rendez-vous / gestion de l'agenda de la Directrice RH Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques Reproduction et diffusion de documents, de dossiers Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) SAVOIR-FAIRE / COMPETENCES TECHNIQUES : Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC) Faire preuve d'esprit de synthèse et d'analyse Faire preuve de méthode et de rigueur, sens de l'organisation et des priorités Anticiper et prioriser les demandes multiples et diversifiées Avoir une bonne connaissance de l'institution : fonctionnement, organisation, localisation (GHT, pôles, services, spécialités, instances, .) Posséder de bonnes qualités rédactionnelles SAVOIR-ETRE / APTITUDES : Aptitude à être « soutien » auprès de la hiérarchie notamment par le rappel des moments clés de l'agenda ou des interlocuteurs à recontacter Ecoute, respect du fonctionnement hiérarchique Respect des règles, normes, procédures et consignes Réactivité, capacité d'initiatives, autonomie Adaptabilité (selon les demandes, les situations, les personnes.) Positionnement adapté aux différents interlocuteurs Modération, réserve, discrétion professionnelle et respect du secret professionnel Aisance relationnelle Esprit d'équipe

Métiers associés

• assistant/e de direction