SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)

L'ADMR du Lot recrute son/sa secrétaire de direction.

Vos missions

• Réaliser des tâches administratives diverses, constituer notamment les dossiers permettant le suivi administratif de la prise en charge des interventions par les organismes concernés
• Effectuer son action en cohérence avec l'ensemble des autres acteurs du service ou de l'entité
• Rendre compte selon les procédures mises en place

Savoir-être recherchés :

• Adopter un positionnement professionnel adapté (sens de l'accueil, courtoisie, réserve et discrétion...)
• Faire preuve d'écoute
• Travailler en équipe

Compétences organisationnelles :

-Respecter les règles, procédures et méthodes qui régissent son activité

• Faire preuve d'adaptation face à des situations imprévues
• Savoir s'organiser et prioriser
• Faire preuve d'initiative, de rigueur et d'anticipation
• Participer à l'élaboration/l'amélioration des procédures en lien avec le poste occupé
• Faire preuve de polyvalence (diversité des missions exercées)

Compétences spécifiques

• Rédiger des documents (ex: courriers, notes, mémo ...)
• Gérer l'agenda et/ou les déplacements de la Direction et de la Présidence
• Constituer et suivre les dossiers et fichiers confiés (ex: fichier fournisseur, dossier de prise en charge, tableaux de bord, assurances...)
• Réception, tri, enregistrement et distribution du courrier reçu à la Fédération
• Edition, enregistrement et envoi des courriers émanant de la Direction
• Gestion des salles de réunion
• Organisation administrative et logistique des réunions institutionnelles fédérales (Commissions, Conseils d'administration, Assemblée générale)
• Rédaction des comptes-rendus des Conseils d'Administration et de toutes réunions dont la direction demanderait à participer
• Suivi de la vie associative
• Tenue des registres documentaires et réglementaires
• Gestion des achats de fournitures (fournitures de bureau, consommables machine à affranchir, matériel d'entretien, divers...)
• Intendance générale
• Gestion des assurances
• Gestion des commandes pour les associations (Equipements de protection individuelle, matériels et fournitures, objets publicitaires...)
• Gestion de la flotte de véhicules en lien avec le département RH.

Postulez en adressant votre CV et votre lettre de motivation.