Secrétaire de direction (H/F)

Sous l'autorité directe de la Présidente de l'association et son CA, et sous la responsabilité du directeur du Centre Social, l'assistant (e) administratif (ive) et chargé(e) de communication assure la gestion administrative courante de la structure, en partenariat avec les membres de l'équipe, et met en œuvre la stratégie de communication interne et externe, contribuant ainsi au bon fonctionnement du centre et à son rayonnement sur le territoire.

Missions

Gestion administrative (80%)

• Accueillir, renseigner et orienter le public de manière bienveillante

• Accueil physique et téléphonique du public et des partenaires

• Présentation des activités, information du public

• Veiller à l'image de l'association en maitrisant votre communication et vos échanges

• Inscrire son travail dans une dynamique d'équipe

• Assurer l'organisation logistique des activités et réunions

• Organisation logistique des réunions, prise de note, rédaction de compte-rendu

• Participer à l'élaboration et à la production de documents et statistiques sollicités par les autorités de tutelles administratives et financières

• Prospection, collecte et diffusion des informations relatives à l'activité de l'association

• Gestion du courrier entrant/distribution/numérisation

• Contribuer au suivi administratif, mettre à jour les dossiers

• Rédaction de courrier

• Saisir, trier et classer des documents

• Suivi des échéances

• Recueillir, analyser, et transmettre les informations significatives à votre encadrement

• Suivi du calendrier des activités de l'association

• Participations aux réunions d'équipe, Assemblée Générale, et tout évènement en lien avec la vie de l'association

• Contribuer à la mise à jour des bases de données (adhérents, partenaires..)

Communication interne et externe (20%)

• Elaborer et mettre en œuvre le plan de communication du Centre Social
• Concevoir des supports de communication
• Création, rédaction et diffusion de supports d'information (site, affiches, flyers, courriels, communiqués)
• Mise à jour du site Internet et des réseaux sociaux de l'association
• Réalisation de visuels (affiche documents de présentations, visuels numériques)
• Réalisation de supports de communication en lien avec les équipes
• Maitrise de logiciels graphiques
• Notion de graphisme (créativité)

Profil recherché

Bac+2 (BTS ou équivalents) ou Bac Pro (avec expérience significative) administratif /secrétariat de direction

Une expérience dans la gestion administrative en association serait un plus

Compétences

Sens du relationnel et de l'écoute

Connaissances budgétaires appréciées

Bonne maitrise de l'orthographe, capacités rédactionnelles et relationnelles solides

Maitrise de l'outil informatique et de logiciels de création graphique, Maitrise des outils bureautiques (pack office)

Bonnes connaissances des outils de communication numérique (Canva, suite Adobe, réseaux sociaux, Wordpress.)

Savoir prendre des notes et les retranscrire

Savoir communiquer rapidement et efficacement

Esprit d'équipe et polyvalence

Rigueur, organisation et discrétion professionnelle

Dynamisme, créativité et sens de l'initiative

Savoir s'organiser et hiérarchiser

Connaissance du fonctionnement associatif et des valeurs de l'ESS

Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à hiérarchiser les priorités.

CV + Lettre de motivation attendus.