Secrétaire de Direction - DRH (H/F)

RESPONSABILITÉS

CTIVITES PRINCIPALES Accueil physique et téléphonique : • Accueil physique des personnes (information, orientation, gestion des appels, filtrage, évaluation du degré d'urgence, prise de rendez-vous) ; • Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques vers les personnes et/ou secteurs d'activités compétents. Gestion administrative : • Gestion de l'agenda du Directeur des Ressources Humaines ; • Préparation des dossiers du Directeur des Ressources Humaines ; • Prise de note, frappe et mise en forme de tous documents, rapports, courriers ; • Réception, traitement et orientation des courriers et des mails vers les personnes et/ou secteurs d'activités compétents ; • Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports ; • Gestion et diffusions des notes d'information relevant de la DRH ; • Reproduction de documents ; Ordres de mission et frais de déplacement : • Gestion et suivi des ordres de missions et des demandes de remboursement de frais de déplacement associées Grèves : • Traitement et suivi des grèves ; préparation des notes d'information, suivi des assignations, remontée statistiques, mise à jour du tableau de service minimum Stages : • Gestion des demandes de stage et évaluations en milieu de travail • Instruction des demandes de stage, coordination avec les cadres de services pour l'organisation du stage, gestion et suivi des conventions de stage CGOS : • Relais entre le personnel de l'établissement et le CGOS, information de premier niveau dans le domaine des prestations du CGOS et les démarches à accomplir pour bénéficier des prestations, actions ou aides financières du CGOS • Diffusion des actions proposées par le CGOS • Mise à disposition des formulaires et supports d'information fournis par le CGOS MNH : • Information et conseil auprès des agents dans le domaine des prestations offertes par la MNH • Traitement et mise à jour des données MNH sur GRH • Accueil et organisation des permanences du conseiller MNH Télétravail : • Enregistrement, suivi et archivage des conventions ; tenue du tableau de bord associé ACTIVITES PONCTUELLES Polyvalence attendue et remplacements mutuels en l'absence de l'Assistant(e) de Direction : • Organisation des réunions ; • Suivi des dossiers en cours du Directeur des Ressources Humaines et des échéances associées, relance auprès des correspondants ; • Participation et rédaction du compte-rendu des réunions de service ; • Mise à jour du site intranet de la Direction des Ressources Humaines ; • Gestion des fournitures du service et du matériel de bureau.

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances et savoir-faire ; • Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) • Filtrage des demandes, renseignement et/ou orientation des personnes (en présentiel/par téléphone ou mail) • Organisation, priorisation et planification des tâches confiées • Définition d'un plan de classement des dossiers en cours et à archiver • Aisance rédactionnelle • Capacités à prioriser et à transmettre des messages de façon synthétique • Connaissances généralistes sur le statut de la Fonction Publique Hospitalière • Techniques de prises de note Savoir-être : • Disponibilité • Rigueur, méthode • Loyauté, discrétion et sens de la confidentialité • Capacité à anticiper et à prendre des initiatives • Esprit d'analyse et de synthèse • Sens des relations humaines • Capacité à travailler en équipe Profil de formation recherché : niveau 4 (Bac ou équivalent) ou expérience significative et confirmée sur des fonctions similaires.