Secrétaire de département (H/F)

RESPONSABILITÉS

Description du poste Missions principales : La personne recrutée aura pour mission de : • Gérer des bons de commandes et des ordres de missions ; • Assurer le suivi administratif des étudiants ; • Assurer la gestion administrative des personnels du département ; • Assurer la gestion administrative des vacataires ; • Assurer la qualité des locaux (approvisionnement, signalement de matériels défaillants) Activités principales de l'agent : • Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure • Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...) • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser • Retranscrire des informations orales à l'écrit • Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés • Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du département • Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité • Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes • Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes • Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier • Classer et archiver des documents

PROFIL RECHERCHÉ

Compétences attendues : • Accueillir et prendre des messages • Accueillir les populations concernées • Enregistrer et classer les documents • Rédiger des rapports ou des documents • Savoir rendre compte • Travailler en équipe • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité • Utiliser les outils bureautiques Connaissances : • Environnement et réseaux professionnels notions • Techniques d'élaboration de documents • Techniques d'accueil téléphonique et physique • Culture internet • Techniques de communication Savoir être : • Sens de l'organisation • Réactivité • Sens relationnel Poste à pouvoir le 01/09/2026 Le poste est ouvert aux contractuels et aux titulaires de catégorie C Rémunération mensuelle brute: 2110.42€ En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de : • 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions, • la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois,... • l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua • l'accès aux activités artistiques et sportives de l'université, tarifs préférentiels loisirs, • possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel) • restauration sur le campus avec une participation financière de l'université