Secrétaire d'accueil (H/F)

Le/La secrétaire d'accueil est le premier contact de la structure auprès des habitants, bénévoles et partenaires. Il/Elle assure un accueil inconditionnel, informe, oriente les publics et contribue activement à la qualité du lien avec les habitants.tes, les associations et les partenaires accueillis, à la communication du projet social et au bon fonctionnement administratif du centre.

Dans le cadre d'un départ en retraite, le poste est proposé en CDI à temps partiel, à raison de 28 heures hebdomadaires réparties sur 4 jours.

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES

1. Fait de l'espace d'accueil un lieu vivant, convivial et facilitant la rencontre, l'information et l'accompagnements des habitants, partenaires et bénévoles

• Dynamise l'espace d'accueil pour en faire un lieu d'échange et de lien social
• Assure l'accueil physique et téléphonique des habitants, partenaires et associations
• Favorise un accueil actif permettant de repérer les besoins et d'orienter les habitants
• Met en place des supports et/ou des animations favorisant l'information et la participation des habitants
• Régule les flux, gère les accès et assure le bon usage des espaces d'accueil
• Garanti la sécurité des personnes accueillies et veille au respect des règles du lieu

1. Assure la gestion administrative et les missions de secrétariat au quotidien

• Assure le secrétariat courant du centre :

o gestion du courrier (réception, tri, diffusion, envoi)

o gestion des courriels et transmission des informations en interne

o suivi des plannings et réservations de salles

• Réalise des travaux bureautiques :

o rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus, documents divers,

o classement, archivage et rangement

• Gère les fournitures de bureau et produits consommables
• Assure la prise de notes et la rédaction des comptes rendus des réunions
• Apporte un soutien administratif à la direction

1. Gère les inscriptions, tient à jour les fichiers adhérents et assure le suivi des outils administratifs.

• Paramètre et utilise le logiciel i-Noé (Aiga) :

o gestion des adhésions

o inscriptions aux activités (enfants, adultes, familles, seniors, vie du quartier.)

o suivi des réservations et de la fréquentation

• Gère les fichiers adhérents : saisie, mise à jour et suivi
• Contrôle les présences et les paiements
• Assure les encaissements des adhésions et des activités (espèces, chèques).
• Gère la caisse et prépare les bordereaux d'encaissement
• Assure le suivi administratif des règlements des adhérents

1. Participe aux actions d'information, de communication et à la dynamique de la vie associative.

• Contribue à la diffusion de l'information interne et externe.
• Participe à l'élaboration des supports de communication (affichage, plaquettes, site internet, réseaux.)
• Assure la gestion de l'affichage dans les locaux
• Gère le courrier et les documents destinés aux associations hébergées

1. Participe à la vie et à l'animation du centre

• Participe aux réunions de travail internes (réunion d'équipe, animation,) et externe (réunion du réseau 49)
• Contribue au Projet Social du centre et à son évaluation
• Prépare et participe aux animations et événements du centre