Secrétaire comptable

Vous participez au secrétariat courant.

Vous assurez les opérations de gestion administrative et comptable de la structure selon les règles établies.

Vous contrôlez les comptes et assistez votre hiérarchie afin de lui faciliter la prise de décision dans l'organisation, la coordination et la réalisation de son activité.

Vous pouvez être amené(e) à participer à l'élaboration du budget prévisionnel et du compte administratif.

Vous facilitez la communication interne et externe dans le respect des consignes et des procédures.

Vous exercez vos missions sous la responsabilité du directeur de structure et/ou du chef de service auxquels vous rendez compte. Vous travaillez en collaboration avec les membres d'une équipe pluri-professionnelle et avec les bénéficiaires.

Vos activités quotidiennes :

1/ Participer au secrétariat courant :

• la gestion du courrier,
• l'accueil téléphonique,
• la réception du public, clients, fournisseurs.
• la gestion des commandes de fournitures,
• les photocopies et différentes activités de classement et d'archivage.
• rédiger, mettre en forme des documents,
• garantir la mise à jour et le suivi des dossiers,
• produire, organiser et diffuser l'information de documents en garantissant leur fiabilité,
• travailler en lien avec les services de la Direction Générale,

2/ Répondre aux obligations comptables de la structure :

• effectue les opérations d'enregistrement, de suivi et de contrôles des recettes et des dépenses.
• saisir les écritures comptables (clients, fournisseurs),
• renseigner, saisir, éditer, contrôler et transmettre les factures clients,
• contrôler et suivre la facturation de l'activité,
• réalise le suivi des règlements et les relances.
• veille au respect des échéances,

3/ Mettre en oeuvre les outils de contrôle et de prévision adaptés au pilotage de l'activité, en lien avec le directeur de la structure :

• renseigner les tableaux de bord nécessaires au pilotage de l'établissement,
• suivre le budget prévisionnel et transmettre au directeur les états afin de lui permettre d'optimiser la gestion de son activité et faciliter sa prise de décision,
• préparer et constituer les dossiers en structurant leur réalisation selon les contraintes et les priorités de sa hiérarchie,
• Réalise des documents de synthèse, conçois des outils de suivi de l'activité de la structure.
• renseigner les outils de gestion de la Direction Générale

4/ S'impliquer dans la dynamique de l'établissement :

• s'inscrire dans un travail d'équipe pluri-professionnelle,
• partager ses connaissances et ses acquis d'expérience,
• gérer et partager l'information avec discernement,
• participer à des réunions.

Compétences attendues :

• Maîtriser les outils informatiques : logiciels de comptabilité, bureautique.
• Savoir utiliser les nouvelles technologies de l'information et de la communication.
• Avoir des connaissances approfondies de la réglementation comptable.
• Réactualiser ses connaissances via une veille documentaire professionnelle.