Assistant médico-administratif / Assistante médico-administrative (H/F)

Mission générale (principale) :

Assurer le secrétariat de la Présidence de la Commission Médicale d'Établissement, coordonner les secrétariats médico-administratifs placés sous son périmètre fonctionnel et assurer la coordination administrative du projet national PSYCORE.

Le poste contribue à la qualité du fonctionnement institutionnel de la gouvernance médicale, au pilotage des projets médicaux et à la continuité des activités administratives médicales.

Activités principales :

Secrétariat de la Présidence de la CME

Assurer l'ensemble des missions de secrétariat de la Présidence de la CME.

Activités

• gestion de l'agenda du Président de la CME ;
• organisation des réunions de la CME ;
• organisation des sous-commissions (CLIN, COMEDIMS, CLUD, etc.) ;
• préparation des convocations ;
• rédaction des procès-verbaux ;
• diffusion des décisions ;
• suivi des plans d'actions ;
• suivi documentaire ;
• classement des archives de la CME ;
• veille réglementaire relative aux affaires médicales ;
• préparation des dossiers destinés aux instances.

Coordination des secrétaires médico-administratives

Sous l'autorité du Président de la CME et en lien avec les Affaires médicales, assurer une coordination fonctionnelle des secrétaires médico-administratives.

Activités

• harmoniser les pratiques de secrétariat médical ;
• accompagner les évolutions organisationnelles ;
• coordonner les procédures administratives communes ;
• participer à la rédaction et à la mise à jour des procédures ;
• animer des réunions de coordination ;
• assurer la diffusion des informations institutionnelles ;
• identifier les besoins d'amélioration ;
• participer aux projets de modernisation des secrétariats médicaux ;
• contribuer au développement des outils numériques.

Appui aux services médicaux

En fonction des besoins institutionnels :

• soutien administratif aux projets médicaux ;
• coordination avec le DIM ;
• participation aux démarches qualité ;
• suivi des indicateurs.

Coordination du projet PSYCORE

Assurer la coordination administrative et organisationnelle du projet national PSYCORE.

Activités

• être l'interlocuteur administratif de la coordination nationale ;
• organiser les réunions du projet ;
• préparer les ordres du jour ;
• rédiger les comptes rendus ;
• assurer le suivi du calendrier ;
• coordonner les acteurs internes ;
• assurer le lien entre :

o Président de la CME ;

o Direction ;

o DIM ;

o TEC ;

o équipes médicales ;

o cadres.

• suivre les actions décidées ;
• préparer les bilans d'avancement ;
• produire les tableaux de bord ;
• assurer la gestion documentaire du projet.

Cette mission correspond aux attentes formulées par la coordination nationale PSYCORE pour le chef de projet local à hauteur de 0,2 ETP.

Appui administratif à la Pharmacie

En lien avec le Pharmacien gérant.

Activités

• coordination avec les secrétariats médicaux ;
• Suivi des patients sortants ;
• Participation au suivi administratif des bilans comparatifs médicamenteux ;
• Gestion documentaire qualité ;
• Participation aux réunions pharmacie ;
• Suivi administratif de l'ETP ;
• Participation au suivi des indicateurs qualité ;
• Mise à jour des dossiers administratifs nécessaires au fonctionnement du service.