SECRETAIRE / ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) POLYVALENT(E) H/F

Notre client, une agence d'architecture d'une vingtaine de collaborateurs située en banlieue sud de Paris, recherche son/sa futur(e) Secrétaire / Assistant(e) Administratif(ve) Polyvalent(e) pour accompagner la direction dans la gestion quotidienne de l'agence.

Véritable relais administratif, vous occuperez un poste central et polyvalent au sein d'une structure à taille humaine où autonomie, organisation et esprit d'équipe sont essentiels.

Le poste est à pourvoir dès que possible afin d'assurer une passation de 6 à 8 mois avec la collaboratrice actuellement en poste depuis 17 ans.

Vos missions

Administration générale

Accueil téléphonique et gestion du standard.

Gestion du courrier entrant et sortant.

Organisation des petits-déjeuners, déjeuners et événements internes.

Gestion administrative des projets

Établissement et suivi des notes d'honoraires via OOTI.

Relance des factures clients, suivi des encaissements et échéanciers.

Rédaction ponctuelle de courriers.

Création des numéros d'affaires et suivi des tableaux de bord.

Gestion des déclarations auprès de la MAF (déclarations annuelles, grands chantiers, attestations).

Appels d'offres et concours

Constitution des dossiers administratifs.

Dépôt des candidatures sur les plateformes dédiées.

Suivi des tableaux récapitulatifs en lien avec les équipes projets.

Administration du personnel

En collaboration avec la Direction et le cabinet de paie (My Silae) :

Gestion administrative des entrées et sorties.

Préparation des variables de paie et contrôle des bulletins.

Suivi des congés, de la mutuelle, de la prévoyance et du CSE.

Organisation des entretiens professionnels.

Gestion administrative et comptable

En lien avec le cabinet comptable :

Gestion des factures fournisseurs et suivi des règlements.

Commande des titres-restaurant, Kbis et attestations.

Gestion des abonnements, fournitures et formations (OPCO).

Vie de l'agence

Suivi administratif des dossiers de sinistres.

Organisation des événements internes.

Participation aux supports de communication (newsletter, cartes de vœux, cartes de visite).

Classement et organisation des documents sur le serveur.

Profil recherché

Vous appréciez les postes très polyvalents et savez gérer plusieurs sujets de front avec méthode et efficacité.

Rigoureux(se), organisé(e) et autonome, vous faites preuve de discrétion et d'un excellent sens des priorités. Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et aimez travailler au plus près de la direction.

Une expérience sur un poste similaire au sein d'une PME, d'une agence d'architecture, d'un bureau d'études ou d'un environnement comparable est fortement appréciée.

Conditions

CDI - 35 h/semaine (9h00-17h00)

Démarrage dès que possible

Passation de 6 à 8 mois

Agence d'environ 20 collaborateurs

Banlieue sud de Paris

Titres-restaurant de 10 € (4 € à la charge du salarié)

Possibilité d'une journée de télétravail par semaine après la période d'intégration, selon l'organisation de l'agence.

Pour postuler, merci d'adresser votre CV en précisant vos prétentions salariales, votre disponibilité ainsi que, le cas échéant, la durée de votre préavis.