Secrétaire / Assistant(e) administratif(ve) du réseau 3%.COM (H/F)

Au sein du réseau immobilier 3%.COM, le/la secrétaire occupe une fonction centrale dans le fonctionnement quotidien du réseau.

Il/elle assure le lien entre la direction, les mandataires immobiliers, les partenaires et les différents prestataires du réseau.

Son rôle est à la fois administratif, organisationnel et relationnel. Il/elle accompagne les mandataires dans leurs démarches quotidiennes, veille à la bonne circulation des informations et contribue au bon fonctionnement administratif et commercial du réseau.

Missions principales

1. Assistance administrative aux mandataires

• Répondre aux demandes quotidiennes des mandataires par téléphone et par e-mail.
• Les accompagner dans l'utilisation des différents outils mis à leur disposition.
• Répondre aux questions administratives liées aux mandats, compromis, ventes, locations et dossiers clients.
• Orienter les mandataires vers le bon interlocuteur lorsque la demande nécessite l'intervention d'un partenaire ou de la direction.
• Assurer le suivi des demandes jusqu'à leur résolution.

1. Gestion et contrôle des dossiers immobiliers

• Réceptionner et vérifier les documents transmis par les mandataires.
• Contrôler la présence des pièces nécessaires dans les dossiers.
• Veiller au respect des procédures internes du réseau.
• Assurer le suivi administratif des mandats, compromis et transactions.
• Suivre et mettre à jour les différents registres réglementaires.
• Vérifier le classement et l'archivage numérique des documents.
• Participer au suivi des obligations réglementaires : KYC, TRACFIN, pièces d'identité, justificatifs et documents obligatoires.

1. Suivi des ventes et des honoraires

• Suivre les dossiers depuis la signature du compromis jusqu'à la signature définitive.
• Assurer le lien avec les études notariales lorsque cela est nécessaire.
• Suivre les dates prévisionnelles de signature des actes authentiques.
• Vérifier les informations nécessaires à la facturation des honoraires.
• Préparer ou transmettre les éléments permettant l'établissement des factures.
• Suivre les règlements et signaler les éventuelles anomalies à la direction.

1. Gestion administrative du réseau

• Mettre à jour les fichiers et bases de données internes.
• Maintenir à jour les coordonnées, informations professionnelles et documents contractuels des membres du réseau.
• Assurer le classement et l'archivage des documents du siège.

1. Communication interne

• Diffuser les informations de la direction auprès des mandataires.
• Préparer et envoyer les communications internes du réseau.
• Informer les mandataires des évolutions concernant les outils, procédures, obligations réglementaires ou partenaires.
• Participer à l'organisation des réunions, visioconférences, formations et événements du réseau.
• Mettre à disposition les documents et supports nécessaires sur les outils internes.

1. Relation avec les partenaires et prestataires

• Être l'un des points de contact avec les différents partenaires du réseau.
• Assurer le suivi administratif des demandes auprès des prestataires.
• Participer au suivi des outils utilisés par le réseau : logiciels immobiliers, diffusion des annonces, signature électronique, plateformes documentaires, etc.

Qualités recherchées

Le poste nécessite avant tout une personne :

organisée et rigoureuse ;

réactive et disponible ;

à l'aise au téléphone et dans les échanges avec les mandataires ;

capable de gérer plusieurs demandes simultanément ;

autonome dans son travail ;

ayant un bon sens des priorités ;

dotée d'un excellent relationnel