Appui direct à la Secrétaire Générale : gérer la messagerie de l'UD, traiter les sollicitations, rédiger courriers et notes, organiser les instances et les réunions de proximité ;
Coordination de l'écosystème syndical : être la plaque tournante entre les 35 syndicats hébergés, les services généraux du bâtiment et la direction de l'UD ; orienter les sollicitations vers les bons interlocuteurs ; faire le lien sur les questions logistiques et techniques ;
Organisation des événements et initiatives syndicales : créer les formulaires d'inscription, préparer les supports, coordonner la logistique des réunions, formations et actions ;
Gestion des permanences juridiques : recueillir les disponibilités des mandaté-e-s, monter et tenir à jour le calendrier des permanences, gérer les inscriptions ;
Préparation administrative et refacturation interne : préparer les éléments de facturation aux syndicats hébergés (tirages, services partagés), flécher les dépenses analytiques, préparer les pièces pour le comptable de l'URI ;
Démarches administratives ponctuelles : déclarations de manifestation en préfecture, recueil de candidatures lors des renouvellements d'instances (conseillers du salarié, défenseurs syndicaux) ;
Accueil téléphonique de seconde ligne : sur ligne directe, prendre en charge les appels destinés spécifiquement à l'UD Paris (le standard du bâtiment est filtré en amont par un prestataire d'accueil).

Ce poste est fait pour vous si :

Vous justifiez d'une expérience de 3 ans minimum sur un poste d'assistanat administratif, dans un environnement multi-acteurs ou multi-structures (associatif, politique, syndical, immobilier locatif, copropriété, fédération sportive...) ;
Vous êtes à l'aise avec une grande diversité d'interlocuteurs et savez les orienter avec courtoisie et discernement ;
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack Office) et possédez une excellente expression écrite et orale ;
Vous êtes reconnu-e pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre capacité à prioriser dans un environnement aux sollicitations multiples ;
Vos qualités humaines font la différence : discrétion, loyauté, sens du service et assertivité mesurée - dans un contexte syndical où la représentation et la confidentialité sont au cœur de l'action ;
Vous disposez d'un Bac+2 minimum (BTS Secrétariat, Gestion de la PME, Support à l'Action Managériale, Professions Immobilières) ou d'une expérience équivalente.

Une expérience préalable en syndicat de copropriété, gestion locative, environnement associatif ou politique est un atout particulièrement apprécié.

Lieu et conditions :

Lieu : Paris 19e (7-9 rue Euryale Dehaynin, 75019 Paris - Métro Laumière) - site syndical accueillant 35 organisations hébergées
Contrat : CDI - statut Employé-e
Horaires : 35h hebdomadaires - horaires de référence 9h30-17h30 avec flexibilité d'aménagement (conciliation vie professionnelle / vie personnelle valorisée)
Télétravail : non - fonction nécessitant la présence sur site
Rémunération : selon profil et expérience, sur 13 mois, prime de vacances

Avantages sociaux :

Secrétaire Assistant (H/F)

Description du poste