secrétaire assistant enfance jeunesse famille H/F - EC20649

secrétaire assistant enfance jeunesse famille H/F - EC20649

Le Département de la Savoie recherche un secrétaire assisant (H/F) au sein du service enfance jeunesse et famille à la Maison sociale du Département d’Albertville à temps complet.

Missions

Accueil

Recevoir, assurer une première réponse et/ou orienter les appels téléphoniques

Accueillir physiquement le public, les professionnels et les partenaires

Contribuer au fonctionnement global du siège de la MSD afin d’assurer la continuité des services

Secrétariat

Réaliser le traitement administratif de tous types de courriers ou dossiers (frappe, mise en forme…)

Effectuer la réception, le tri, la distribution et l’affranchissement du courrier entrant ou sortant

Assurer le secrétariat du/des chef(s) de service EJF et référents EJF (interlocuteur privilégié, suivi des dossiers et agenda)

Assurer le traitement administratif des situations (contrat d’accueil assistantes familiales, mecs, scolarité, saisie Iodas…)

Suivre la documentation et effectuer le tri, le classement et l’archivage des dossiers EJF

Rédiger les comptes rendus de réunions

Contribution aux activités de la Maison sociale

Organiser les agendas de l’équipe

Suivre la planification et garantir l’organisation logistique des réunions (salle, matériel…)

Organiser et coordonner la circulation et la transmission des informations au sein du service EJF, et assurer la liaison entre les membres de l’équipe

Participer au recueil et à l’exploitation des données nécessaires à l’observation des besoins locaux (statistiques…)

Préparer les dossiers examinés lors des commissions et instances, et en assurer le suivi (CRIP, bil ... synthèses…)

Suivre les dossiers spécifiques (gestion de la CTU)

Réaliser l’interface entre les interlocuteurs et le travailleur social d ... ivi administratif quotidien des dossiers

Rechercher les informations juridiques ou techniques servant au traitement de dossiers

Recueillir les informations actualisées et les diffuser auprès des travailleurs sociaux concernés

Conditions particulières d’activité

Garantir un premier niveau d’accueil et le respect des procédures administratives

Travail en binôme avec une autre secrétaire assistante

Participer à la continuité de service

Profil

Connaître l’environnement et les dispositifs d’action social, les acteurs et réseaux de l’action sociale

Connaitre les procédures administratives interne et inter-institutionnelles

Connaitre le domaine médico-social et la législation sociale

Maîtriser les techniques d’accueil, la gestion de situations difficiles et de conflits

Etre à l’aise avec les logiciels bureautiques et métiers (IODAS)

Disponible, adaptable, doté d’une aisance relationnelle

Capacité d’adaptation à un interlocuteur

Vous savez travailler en équipe et en transversalité

Aptitude à la gestion du temps et des priorités

Autonomie et capacité d’initiative demandée

Ce poste exige confidentialité et discrétion.

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