Secrétaire administrative polyvalente (H/F)

Missions principales

Suivi des dossiers administratifs et réponse aux demandes juridiques ou administratives dans les délais impartis effectuées par les médecins ou les usagers

Réponse téléphonique en lien avec les dossiers et procédures (médecins, patients, employeurs, avocats)

Préparer les formalités administratives et procédures suites aux décisions prises

Assurer le suivi de ces formalités

Assurer ponctuellement une permanence physique et téléphonique au standard

Assurer l'archivage des dossiers physiques

Savoirs

Connaitre les instances et formalités administratives et juridiques

Connaitre le fonctionnement du Conseil, le rôle de l'organisation et son domaine de compétence

Maîtriser le vocabulaire juridique et la rédaction de notes de synthèse

Maîtriser le pack Office (Word, Excel, PowerPoint), bases de données, logiciel interne

Savoir faire

Concevoir et formaliser des documents écrits professionnels (courriers, mails, note de service ou d'information, etc.) en respectant les règles orthographiques, syntaxiques et les normes de présentation et les normes du secteur juridique

Organiser et suivre la traçabilité documentaire en adaptant le mode de classement et d'archivage numérique et physique

Créer et maintenir une relation favorable avec les interlocuteurs internes et externes

Prioriser et hiérarchiser son activité : hiérarchiser les activités selon leurs impacts

Collaborer avec les membres des pôles, partager les informations nécessaires à la bonne compréhension de tous

Être force de proposition pour toute suggestion permettant d'améliorer le service aux médecins et aux étudiants ou permettant de rendre plus efficient le travail et les missions du pôle / de l'Institution

Interagir avec les médecins pour reformuler et approfondir leurs besoins afin de proposer une solution adéquate

Anticiper les besoins des usagers et de leurs environnements et les orienter dans leur évolution stratégique

Travailler de façon autonome sur la base d'indications et d'instructions données

Adapter son comportement et son attitude en fonction de l'interlocuteur pour maximiser la qualité des échanges

Capacité à suivre et piloter son activité grâce à des indicateurs de performance, pour l'adapter, aider à la prise de décision, et améliorer les pratiques.

Capacité à définir les indicateurs pertinents en fonction des objectifs d'activité

Mettre en place de nouveaux indicateurs pertinents en fonction des objectifs

Partager et promouvoir les meilleures pratiques en interne comme en externes

Qualités recherchées

Excellentes capacités rédactionnelles

Réactivité

Capacités relationnelles, travail en équipe

Maîtrise des logiciels bureautiques

Type de poste

Temps plein - 38h semaine

Salaire : 30 à 32 k€ bruts sur 13 mois

Avantages

39 heures de RTT / an

Tickets restaurants valeur faciale 14 € prise en charge employeur à 60 %

Abonnement transports en commun pris en charge à 50 %

Mutuelle (salarié + ayants droit) - prise en charge employeur à 100 %