Secrétaire administrative (H/F) - Cabinet du DASEN - DSDEN - Annecy 74

Placé(e) sous l'autorité directe du DASEN de la Haute-Savoie, Vous participez à la gestion quotidienne des dossiers, de l'agenda institutionnel et du suivi des courriers.

Relations fonctionnelles:

-Interne : Services administratifs de la DSDEN, corps d'inspection, chefs d'établissement, directeurs d'école.

-Externe : Préfecture, Conseil Départemental, mairies, Rectorat de Grenoble, partenaires institutionnels et usagers.

Missions principales

-Gestion du courrier et des sollicitations : Enregistrement, qualification, ventilation et traçabilité des courriers réservés, requêtes d'usagers et messages électroniques du cabinet.

-Appui à la gestion d'agenda et réunions : Assistance à la prise de rendez-vous du DASEN, préparation des dossiers de réunion et convocation des instances.

-Accueil protocolaire et téléphonique : Filtrage des appels pour le Cabinet, accueil physique des personnalités et partenaires institutionnels.

-Gestion administrative et suivi : Saisie, mise en forme et relecture de notes, arrêtés et courriers officiels ; classement et archivage sécurisé des dossiers confidentiels.

-Logistique des déplacements et manifestations : Organisation des déplacements du DASEN et soutien logistique lors des événements officiels ou visites préfectorales/ministérielles.

Profil recherché

Connaissances professionnelles :

-Connaissance de l'organisation générale de l'Éducation Nationale.

-Maîtrise des règles du secrétariat, des usages administratifs et des normes de présentation des courriers officiels.

-Compréhension des circuits de décision et des procédures d'urgence du cabinet.

Compétences techniques et opérationnelles :

-Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des outils collaboratifs (messagerie, agendas partagés).

-Aptitude orthographique et à la mise en page soignée des documents.

-Capacité à hiérarchiser les urgences et à organiser son travail sous la supervision de la Cheffe de Cabinet.

Qualités relationnelles et comportementales :

-Excellente présentation et aisance relationnelle face à des interlocuteurs de haut niveau.

-Sens de l'écoute, calme et maîtrise de soi face aux situations complexes ou conflictuelle au téléphone.

-Esprit d'équipe, loyauté et réactivité.