Secrétaire administratif H/F

RESPONSABILITÉS

Sous l'autorité de la Cadre administrative, vos principales missions sont : GARANTIR LA GESTION ADMINISTRATIVE DE L'ETABLISSEMENT : • Assurer l'accueil physique et téléphonique. • Réceptionner, traiter, orienter les appels et prendre des messages téléphoniques le cas échéant. • Traiter et mettre en forme des documents, notes, courriers, décisions. • Rendre des prises de notes et rédiger des comptes-rendus : réunion administrative, CVS. • Préparer et suivre les dossiers des usagers de l'établissement : dossier papier, IMAGO-DU. • Participer, le cas échéant, à l'amélioration des pratiques, participer à des groupes de travail visant à une amélioration collective de la prise en charge des usagers. ASSURER LE SUIVI ET LA COORDINATION DES IMPERATIFS AVEC LA DIRECTION : • Prendre des rendez-vous, tenir conjointement l'agenda du chef d'établissement. • Préparer et organiser les réunions du conseil de la vie sociale, rédiger les comptes rendus et diffuser les informations : convocation, CR, élections... • Prendre en charge la partie administrative des évènements (invitation, courriers, comptes rendus...) : WEO, journée famille, fermeture/ouverture établissement. • Gérer et mettre à jour les listes et les coordonnées des familles. ASSURER LA COORDINATION AVEC LE PÔLE ADMINISTRATIF : • Collecter les éléments des dossiers des usagers et assurer le classement et l'archivage. • Assurer le suivi, le contrôle et la mise à jour de l'inventaire des immobilisations de l'entreprise • Tenir la caisse et inventaire avec la direction • Saisir informatiquement les pièces comptables relevant de la caisse (entrées et sorties) • Assurer la gestion et le suivi des commandes de l'établissement destinés aux différents services de l'établissement. • Vérifier les factures liées à l'activité de l'établissement : prestataire repas et transport GARANTIR L'ACCUEIL DES USAGERS ET DE LEURS FAMILLES : • Coordonner les transports des usagers : annuler lors d'absences ou adapter le planning des tournées, notamment sur l'EPGP et l'internat. • Assurer l'appel des usagers, puis transmettre les informations nécessaires aux personnes concernées. • Garantir le parcours administratif des jeunes accueillis : rédiger la convocation admission, suivre et coordonner l'envoi des notifications MDPH, préparer le dossier d'accueil. • Suivre l'activité de l'établissement : présence/absence des usagers, entrées / sorties. • Coordonner les commandes des repas : participer à la commission menus, transmettre le choix des menus et les quantités nécessaires, suivre les livraisons...

PROFIL RECHERCHÉ

Le candidat devra faire preuve des qualités suivantes : Diplôme requis bac ou bac+2 en assistanat administratif. • Sens du relationnel auprès des équipes • Sens de l'organisation • Capacité d'initiative • Capacité d'écoute et d'adaptation aux situations • Faire preuve de disponibilité • Professionnalisme • Discrétion et confidentialité Poste en CDI temps plein. Poste basé à Chevreuse. Rémunération à partir de 24K€ bruts annuel selon expérience (CCN 66).