Secrétaire 70% (H/F)

En lien avec la Direction de pôle et l'équipe de formateurs, vous aurez en charge :

1. La gestion administrative de l'activité de la formation :

• Assurer la gestion administrative des inscriptions des apprenants.
• Vérifier la complétude et la conformité des dossiers administratifs.
• Assurer la gestion des émargements.
• Élaborer et suivre les conventions et contrats de formation.
• Garantir la mise à jour et l'archivage des documents administratifs liés aux actions de formation.

1. Le suivi des apprenants :

• Assurer le suivi administratif des apprenants.
• Suivre l'assiduité des apprenants (absences, justificatifs, etc.).
• Assurer la gestion des livrets de formation.
• Administrer les plateformes et veiller à leur mise à jour.
• Organiser et suivre les certifications (examens, convocations, saisie des notes, jurys).
• Répondre aux demandes d'information des apprenants et les accompagner dans leurs démarches administratives.

1. La gestion des financements :

• Établir, suivre et relancer les devis de formation.
• Assurer le montage et le suivi des dossiers de financement auprès des différents organismes financeurs.

1. La gestion de la qualité et la conformité réglementaire :

• Organiser l'envoi et le suivi des questionnaires de satisfaction à chaud et à froid.
• Participer à la démarche d'amélioration continue de la qualité.
• Préparer les éléments nécessaires aux audits qualité.
• Assurer l'archivage réglementaire et la traçabilité des documents de formation.
• Veiller au respect des obligations légales et réglementaires applicables à l'organisme de formation.

1. Le reporting et le suivi de l'activité :

• Répondre à des enquêtes.
• Collecter, consolider et transmettre les données chiffrées et statistiques relatives à l'activité.

Organisation : Capacité à gérer efficacement les tâches administratives et à respecter les échéances. Gestion des priorités Hiérarchiser et gérer efficacement les tâches quotidiennes en fonction des priorités et des échéances.

• Compétences informatiques : Maîtriser les outils informatiques, y compris la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et la capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels. Connaissance des logiciels YPAREO et KAYROS appréciée.
• Communication : Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Polyvalence : Capacité à traiter diverses tâches et à s'adapter à un environnement en évolution constante.
• Connaissances : Une connaissance des procédures administratives liées à la formation professionnelle serait appréciée.

Envoyer cv et lettre de motivation