Responsable administratif.ve et financier.ère (H/F)

Le service Maintenance Patrimoine de la direction Patrimoine Durable du GrandAngouleme participe à la conception des projets bâtiments en rénovation ou réhabilitation du patrimoine, il contribue à la maintenance, à la mise en service, et à l'amélioration courante des équipements des bâtiments au service des agents et des usagers. Il se compose d'un responsable, de 7 techniciens et de 2 assistantes. Sous l'autorité du responsable du service, votre rôle consistera à coordonner les deux assistantes dans leurs missions quotidiennes, d'assister les techniciens référents. Vous serez leur relai avec le responsable dans la mise en œuvre des actions afférentes à la vie du service sur les aspects administratifs, et la gestion financière et RH. Missions principales Gérer l'organisation administrative et financière du service Maintenance Patrimoine - Assurer une partie de l'accueil physique et téléphonique du service - Assister le responsable du service et les techniciens dans la gestion des agendas - Assister les techniciens référents dans le suivi des dossiers - Gérer et suivre l'administratif lié aux marchés publics avec les techniciens - Assister les techniciens référents dans le suivi de l'exécution budgétaire - Créer les bons de commande et assurer le traitement des factures - Réaliser le suivi des opérations financières - Assurer la gestion et le suivi administratif - Effectuer les virements de crédits du service - Participer à l'élaboration et au suivi du budget - Suivre les projets et activités du service - Réaliser des demandes d'intervention (via le logiciel métier ATAL) Assister le suivi des contrats et marchés en appui des techniciens référents - Assurer le lien administratif entre les différents services communautaires - Realiser le suivi administratif des contrats de maintenance et vérifications périodiques Gérer l'organisation administrative et financière du service - Encadrer et organiser la charge de travail des assistantes administratives du service - Planifier les tâches quotidiennes et prioriser les actions - Répartir le flux de factures entre assistantes afin de garantir le respect des délais de traitement - Faire le lien administratif entre le service maintenance patrimoine et l'unité de gestion financière - Assurer le suivi de la validation des factures sur le logiciel métiers CIRIL NET FINANCES Participer à la gestion des ressources humaines des services - Suivre les demandes de congés, les arrêts maladie des agents du service - Renseigner les agents sur les questions RH, en lien avec la référente RH du service et leur gestionnaire de carrière/paie. - Assurer les entretiens professionnels annuels des assistantes Profil requis : - De formation Bac à Bac +2 dans le domaine administratif et comptable avec expérience des collectivités locales - Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales - Maitriser les spécificités de la comptabilité publique : budget, suivi des dépenses et recettes, autorisation de programme, élaboration des bons de commandes et facturation, suivi d'exécution budgétaire. - Etre force de propositions et savoir prendre des initiatives en cohérence avec les missions confiées - Maîtriser les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire - Reconnu(e) pour ses qualités rédactionnelles, sa rigueur, son organisation et sa méthode - Savoir anticiper et gérer les urgences - Maîtriser les outils informatiques courants type « office » et maitrise avancée des tableurs ainsi que les logiciels métiers (Actes-Offices, Ciril finances, ATAL.) - Détenir le permis B