Office Manager (H/F)

Missions principales

L'Office Manager est le garant du bon fonctionnement de l'environnement de travail, et de la meilleure expérience de travail pour les collaborateurs de l'entreprise. Il doit jouer un rôle central dans la gestion administrative, logistique et organisationnelle de l'entreprise. Il/elle devra assurer une interface efficace entre les équipes internes, les prestataires et les services généraux du groupe.

Gestion administrative

• Gestion des commandes de fournitures de bureau et autres équipements ;
• Mise à jour et suivi des dossiers administratifs ;
• Gestion des fournisseurs ;
• Rédaction et mise en forme de documents (comptes rendus, présentations, rapports) ;
• Suivi de la facturation ;
• Etc.

Gestion des locaux et logistique

• Coordination des travaux d'aménagement ou de maintenance des locaux ;
• Suivi des contrats avec les prestataires (nettoyage, sécurité, restauration, etc.) ;
• Supervision des équipements techniques ;
• Petite exploitation technique des bâtiments (réparation de niveau 1) ;
• S'assurer de la conformité avec toutes les réglementations applicables ;

Service aux occupants

• Accueil, courrier, restauration ;
• Fournitures, impression, téléphonie ;
• Conciergerie / nursing (8ème étage) ;
• Participation à l'intégration des nouveaux collaborateurs ;
• Participation à l'organisation des événements internes ;
• Participation à l'amélioration de la qualité de vie au travail.

Communication interne

• Réception et diffusion des informations internes.

Compétences requises

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) ;
• Sens de l'organisation et gestion des priorités ;
• Rigueur et attention aux détails ;
• Polyvalence et adaptabilité ;
• Excellent relationnel et sens du service ;
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais ;
• Capacité à travailler de façon autonome tout en respectant une bonne coopération avec les autres services ;
• Capacité à s'adresser à tout type de population ;

Profil recherché

• Niveau d'études : Bac +2/à Bac +5 (par exemple BTS Assistant de Gestion, BTS gestion de la PME, Licence Pro métiers du Management et de la gestion des Organisations, ou équivalent) ;
• Expérience : 2 à 5 ans dans un poste similaire ;