Office manager (H/F)

Manpower CABINET EXPERTS CORPORATE LILLE recherche pour son client, un acteur du secteur des transports, un Office manager (H/F)

Tâches principales

• Assurer le secrétariat général.
• Suivre certains approvisionnements.
• Préparer et suivre l'ensemble des documents relatifs aux entrées et sorties du personnel.
• Enregistrer et mettre à jour les données du personnel dans le logiciel de paie.
• Gérer l'enregistrement et le suivi des arrêts maladie et accidents du travail.
• Suivre les effectifs et l'absentéisme.
• Assurer le suivi des dossiers liés à la Médecine du Travail.
• Préparer les réunions avec les instances représentatives du personnel.
• Rédiger les documents destinés au CSE et au CSE-SSCT.
• Rédiger et mettre à jour la Base de Données Économiques et Sociales (BDES).
• Constituer et suivre les dossiers de formation.
• Recenser les besoins et élaborer le Plan de Développement des Compétences.
• Participer à la rédaction et au dépôt des accords d'entreprise.
• Assurer la gestion des dossiers de médailles du travail.
• Contrôler certains remboursements (habillement, prime transport, ... )
• Gérer la mutuelle.
• Effectuer les déclarations d'accidents du travail.
• Réceptionner, enregistrer et comptabiliser les factures d'achats.
• Réaliser le rapprochement entre factures d'achats et commandes.
• Contrôler et valider les factures d'achats, ainsi que gérer les litiges éventuels.
• Recenser et suivre les entretiens individuels.
• Assurer la gestion documentaire : recensement, vérification, diffusion, enregistrement.

Tâches secondaires

• Gérer le planning de réservation des salles.
• Assurer le remplacement de certains membres du service durant leurs congés.
• Suivre l'affichage obligatoire.
• Gérer les dossiers disciplinaires.
• Organiser des événements internes.
• Réaliser toute autre mission confiée par la hiérarchie.

Le profil

Compétences requises

Pré-requis :

• Expérience confirmée sur un poste d'Assistant(e) de Direction.

Savoir-être :

• Rigueur.
• Discrétion.
• Autonomie.
• Sens de l'organisation.
• Souci du travail bien fait.

Savoirs :

• Excellente maîtrise des outils bureautiques.

Savoir-faire :

• Application rigoureuse des procédures du service.
• Capacité à gérer les priorités.