Office manager (H/F)

Description du poste Mettre à jour le fichier « PRESENCE »

-Gérer le courrier des services, dans le respect de la charte graphique

-Assurer l'encadrement des subordonnés dans le déroulement des tâches et activités quotidiennes du secrétariat.

-Rédiger les demandes de mises en route. Créer et suivre les dossiers de frais de déplacements temporaires, au travers le SI FD@Ligne, afférents aux activités du service. Appliquer la réglementation.

-Apporter aux chef de services une aide organisationnelle dans la préparation des réunions (courriel de convocation, PV, participation réunion)

-Prise en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service (commandes fournitures, véhicules avec SI Eureka

-Établir des actes administratifs(suppléance, procuration, désignation).

-Faire le pointage, SAJ, FIJ ainsi que les CRAS.

-Effectuer les effectifs rationnaires et tenir à jour le trombinoscope de la CIE.

-Assurer un rôle de conseil auprès des chefs de sections et cellules.

-Prendre note des ordres auprès du CDU et les transmettre à tous les personnels de la CIE par courriel et les noter sur le cahier d'ordres.

-Rédiger les notes de demande d'habilitation pour l'armurerie et l'atelier APC du quartier Joffre.

-Établir les demandes d'accréditation munitionnaire

Description du profil

Connaissance dans le domaine du secrétariat général, ou poste de traitant administratif nécessitant des connaissances de rédaction et gestion de documents.

Utilisation WORD, EXCEL.