Office manager (F/H)

Accueil, vie de bureau & suivi administratif

Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et collaborateurs

Gérer le flux de courrier entrant et sortant (réception, tri, préparation des envois)

Assurer la coordination avec les autres gestionnaires des besoins physiques sur les bureaux de Puteaux

Être le point de contact de première ligne pour les besoins du quotidien

Suivi des fournitures (incluant rangement des placards et gestion de stocks)

Assurer la qualité de l'environnement de travail des collaborateurs (bureaux, espaces de vie...)

1. Gestion des prestataires de l'immeuble - Sécurité & obligations légales (IGH)

Veiller au respect des obligations spécifiques aux IGH : SSI, DECT, désenfumage, issues de secours,

exercices d'évacuation

Organiser et tracer les exercices d'évacuation annuels obligatoires

Suivre les contrôles périodiques réglementaires obligatoires et lever les non-conformités

1. Gestion de la flotte automobile (service & fonction)

Gestion opérationnelle de la flotte de véhicules de service et de fonction

Coordonner avec les prestataires : entretiens, sinistres, amendes, cartes carburant / recharge

Assurer le suivi administratif

Gérer opérationnellement les demandes d'attribution, de restitution et de remplacement de véhicules

mettre en place des tableaux de bord de suivi (kilométrage, coûts, taux d'utilisation)

1. Projets transverses & amélioration continue

Piloter la mise aux normes du local archives (commande, aménagement, coordination de prestataire)

Contribuer aux projets RH occasionnels