Office manager et ADV H/F

Missions

Pôle 1 — Administration &Finance

Vous jouez un rôle clé dans la bonne santé financière et administrative de la structure. Vous collectez et traitez les factures fournisseurs, assurez la facturation clients, suivez les encaissements et pilotez les relances en cas d'impayés. Vous effectuez les demandes de virements fournisseurs et gérez les paiements via Mazepay. Vous assurez le suivi de l'ADV (reportings commandes, conformité), êtes l'interlocuteur/trice privilégié(e) de la comptabilité et gérez les exports groupe (facturation, clients, encaissements) ainsi que le bureau virtuel. Vous assurez enfin la gestion du courrier entrant et sortant.

Pôle 2 — Services Généraux & Facility Management

Vous êtes le/la garant(e) d'un environnement de travail agréable et fonctionnel. Vous gérez les stocks de consommables (café, fournitures, boissons) et anticipez les besoins pour ne jamais être en rupture. Vous supervisez l'entretien et la maintenance des locaux, coordonnez les interventions des prestataires et assurez la gestion des accès (badges, sécurité). Vous prenez également en charge les réservations de déplacements professionnels (SNCF, hôtels).

Pôle 3 — Administration du personnel

Vous gérez l'ensemble de l'administration du personnel au quotidien : suivi des congés et absences, gestion des dossiers mutuelle et prévoyance, organisation des visites médicales et préparation des variables de paie transmises au gestionnaire de paie groupe. Vous participez l'onboarding des nouveaux collaborateurs (création des accès, outils, matériel).

Vous justifiez d'une expérience de 3 à 5 ans minimum sur un poste similaire, idéalement dans un environnement PME où la polyvalence est une nécessité du quotidien.

Rigoureux(se) et organisé(e), vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle sans perdre le fil, et vous êtes reconnu(e) pour votre fiabilité et votre discrétion, notamment sur les volets financiers et RH.

Vous êtes à l'aise avec les chiffres et les outils de gestion, et vous n'avez pas peur de mettre les mains dans les détails opérationnels.

Doté(e) d'un bon relationnel, vous savez vous adapter à des interlocuteurs variés — collaborateurs, prestataires, direction — et vous faites preuve d'initiative pour anticiper les besoins plutôt que de les subir.

La maîtrise d'outils comme Excel, un ERP ou un logiciel de facturation est attendue.