Office Manager / Assistant.e de Gestion (F/H/X) (H/F)

Rattachée à la Direction du Groupe, vous êtes au cœur de la bonne marche administrative et financière de l'entreprise. Véritable chef.fe d'orchestre de l'administration des ventes et de la gestion, vous fluidifiez le quotidien, sécurisez les process et garantissez la fiabilité des flux. Vous ne vous contentez pas d'exécuter, vous optimisez !

Missions

Administration des ventes (ADV)

• Piloter le cycle de vie des devis et commandes dans nos outils : création des opportunités, enregistrement des devis, mise à jour des statuts, création des commandes
• Établir et envoyer les devis clients : renouvellements de maintenance, abonnements, nouveaux contrats, avec application des révisions tarifaires
• Gérer la facturation des différentes entités du groupe
• Déposer les factures sur les plateformes dédiées
• Assurer le suivi des règlements et les relances clients
• Traiter les demandes et réclamations clients
• Tenir à jour les fichiers de suivi : pilotage maintenance, facturation mensuelle et trimestrielle, nouveaux contrats

Contrôle de gestion

• Assurer le suivi des projets dans les outils spécifiques (Easyredmine)
• Mettre à jour les reportings

Office management

• Assurer l'accueil des visiteurs et le standard
• Gérer les moyens généraux : fournitures, équipements, prestataires et services généraux
• Être l'interlocuteur.rice de proximité pour le bon fonctionnement quotidien du site
• Être le relais du département RH : suivi des congés et absences, suivi des visites médicales .
• Organiser les événements internes
• Gérer les achats et la relation avec les fournisseurs
• Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 et avez une première expérience sur un poste similaire ;
• Vous êtes reconnu.e pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle ;
• Vous avez une vraie aisance avec les outils (CRM, ERP, outils de gestion) et les chiffres ne vous font pas peur ;
• Vous avec un bon niveau d'anglais (compréhension écrite) ;
• Une première expérience en ADV, facturation ou gestion administrative et comptable est un vrai plus ;
• Autonome et proactif.ve, vous aimez prendre des initiatives et trouver des solutions concrètes aux problématiques du quotidien ;
• Vous savez anticiper et prioriser efficacement dans un environnement dynamique ;
• Doté.e d'un bon relationnel, vous appréciez le contact ;
• Fiable, impliqué.e et polyvalent.e, vous appréciez les environnements vivants et exigeants où aucune journée ne se ressemble ;