Hôte-Hôtesse accueil polyvalent-e (H/F)

Le Poste de travail Hôte-esse polyvalent(e) de PRESANSE est partagé avec l'AFOMETRA qui occupe les mêmes locaux.

Le poste est à pourvoir le 25 aout pour une intégration. Les entretiens auront lieu du 18 au 21 aout.

ACCUEIL

• Accueillir et orienter les visiteurs (stagiaires, formateurs, administrateurs, prestataires.)
• Exercer une vigilance sur les personnes entrantes, s'assurer qu'elles sont attendues.
• Assurer l'accueil téléphonique et rediriger les appels vers les correspondants concernés.
• Réceptionner et dispatcher le courrier arrivé.
• Être à l'écoute, se positionner en personne ressource pour les visiteurs qui ont besoin de renseignement, d'un taxi, d'un hôtel, qui cherchent une adresse etc.
• Maitriser l'ouverture / fermeture et la mise sous alarme du bâtiment.

GESTION ADMINISTRATIVE

• Mise à jour la base de données des contacts et adresses des adresses postales et mails (EUDONET),
• Tenir le support de réservation des salles et superviser les affectations de salles.
• Confirmation des menus des formations assurées par l'AFOMETRA
• Suivre les stocks de consommables et de petites fournitures de bureau et passer les commandes de renouvellement. Prendre en charge les livraisons courantes ; Assurer la réception et la manutention,
• Participer aux campagnes de mise sous pli et d'envoi en nombre des courriers.
• Affranchissement et Envoi du courrier
• Réserver sur demande des tables dans les restaurants du quartier pour les gens qui participent à des réunions sur la journée.
• Sortir la poubelle et s'assurer tout au long de la journée de la propreté des locaux et alerter le cas échéant.
• Participer à la démarche de progrès des 2 structures.

COMPETENCES

Savoirs

• Maitriser l'accueil physique et téléphonique.
• Connaitre l'organisation interne de PRESANSE.
• Posséder les techniques et outils de communication liés au poste.

Savoir-faire et/ou compétences associées

• Utiliser l'outil informatique, Word, Excel, Outlook.
• Utiliser Logiciel EUDONET
• Prioriser ses tâches en cas d'affluence.
• Traiter simultanément plusieurs demandes.

Savoirs-être

• Relayer une image positive des 2 structures.
• Avoir de la méthode, de la rigueur, le sens de l'organisation.
• Faire preuve d'autonomie, d'initiative, de discrétion, de disponibilité.
• Contribuer aux bonnes relations de travail.