Harmonie Mutuelle - Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

En tant qu'Assistant Animation de la Vie Mutualiste H/F, vous réalisez l’assistanat de 3 responsables de territoire et une coordinatrice de région afin d’optimiser la gestion de leurs activités en lien avec 1 présidente de région, 4 présidents de territoires et 93 délégués.

Vous prenez en charge le suivi complet de dossiers et d’évènements spécifiques (réunion d’instances, séminaire, Interrégionale, Agoras mutualistes, gestion des prestataires…) et vous réalisez le traitement administratif de suivi des activités et des délégués dans les outils dédiés.

Nos locaux sont situés à Bourges (18).

Vos missions principales : - Secrétariat:

• • Gérer et organiser les contacts, rendez-vous et réunions mettre à jour l’agenda, alerter sur les échéances,
• Optimiser les déplacements en organisant leur logistique,
• Rédiger et mettre en forme des écrits à partir de consignes orales ou manuscrites,
• Concevoir ou participer à la rédaction des supports,
• Gérer les différentes commandes et assurer suivi.

Gestion des dossiers:

• Constituer et suivre les dossiers préparatoires aux réunions, compléter les ordres du jour, transmettre les convocations,, rédiger les comptes rendus et traiter les suites des réunions, commissions…,
• Traiter les factures et suivre les budgets actions, fonctionnement, formation,
• Assurer l’organisation et le suivi des réunions territoriales et régionales, réservations salles, traiteurs, logistique, participation, relances, déplacements…,
• Assurer le suivi des réunions nationales, participation, relances, gestion des pouvoirs, déplacement, hébergement… (AG, CA, Commissions, Comités, Collectifs…),
• Traitement et suivi des mandats et délégations HM, UT, UR, CRESS, CPAM… Liste, pouvoir, tableau pour comité des mandats…

Traitement de l’information:

• Assurer le reporting et le suivi de l’activité dans les outils de consolidation de suivi,
• Renseigner et /ou orienter toute demande d’information,
• Contribuer à l’organisation de l’activité dans le domaine de l’échange d’informations,
• Proposer des améliorations et créer des outils interne de suivi.

Activités Spécifiques

• Animer les commissions action sociale sur les 4 territoires,
• En lien avec l’élu référent et le développement, organiser le Prix Santé Entrepreneurs,
• Formation: participer à la montée en compétence des élus, animer de ateliers sur les outils Wébélus, jagiscollectif, Teams, Pépite/Maya, Quizz Action Sociale…
• Tutorat Alternance et /ou Volontaire en Service Civique

Expérience souhaitée :

Expérience de 3 à 5 ans sur un poste administratif

Bac+2 domaine assistanat direction/assistanat administratif

Qualités personnelles :

Capacité d'organisation, de priorisation et d'anticipation

Rigueur

Sens du service

Sens de la confidentialité

Aisance relationnelle

Outils informatiques :

Vous êtes à l’aise avec les outils digitaux et bureautiques.

Vous serez formé(e) aux logiciels et aux processus internes d’Harmonie Mutuelle.

Nos avantages :

Accord d’intéressement

Télétravail jusqu'à 3 jours par semaine (à partir de 6 mois d'ancienneté et selon critères d'éligibilité)

22,5 jours de RTT par an

Carte déjeuner à 9,50 € (60 % pris en charge par l’employeur) et avantages CSE (enveloppes loisirs, culture, avantages vacances…)

Forfait mobilité durable : jusqu’à 400 € par an (cumulable avec le remboursement de l’abonnement aux transports en commun, dans la limite de 600 euros au total)

Contrat collectif santé et prévoyance

Plan d’épargne entreprise, plan d’épargne retraite et compte épargne temps

Formation : un parcours complet avec une plateforme d’apprentissage en ligne

2 jours d'engagement solidaire par an au profit d’associations

Le processus de recrutement :

Evaluation de votre CV par le recruteur

Entretien RH en visio avec le recruteur

Entretien en présentiel avec votre futur(e) manager