Gestionnaire scolarité et formation professionnelle (H/F)

RESPONSABILITÉS

Descriptif du poste et des missions de l'agent : Assurer la gestion administrative et pédagogique des formations professionnelles, incluant : • La contractualisation et le suivi des participants en formation continue (inscriptions, conventions, facturation, vérification de la soutenabilité financière). Activités principales : Gestion du DAEU B – diplôme d'accès aux études universitaires • Accueillir et informer les candidats et stagiaires (présentiel, mail, téléphone, visio), • Gérer les dossiers d'inscription • Etablir les contrats et conventions • Recenser les intervenants et établir le planning prévisionnel • Transmettre les éléments constitutifs des dossiers vacataires au pôle de gestion financière • Faire les demandes de réservation de salles • Organiser les sessions d'examen : surveillance, convocation, copies, • Saisir les notes sur Apogée, établir les relevés et organiser les jurys • Editer les relevés de notes et les diplômes • Etablir un bilan des heures réalisées et renseigner les fiches de service fait • Gérer l'assiduité des stagiaires (émargement, tableau récapitulatif) Contractualisation et suivi administratif en formation continue • Saisir et mettre à jour les données dans les outils de gestion (ex. FCA MANAGER, KAIROS, OFELI, EDOF, etc.), • Établir les devis, conventions de formation et/ou contrats (entreprise, financeur, participant) • Gérer les dossiers CPF (EDOF et France Travail KAIROS) • Contrôler les effectifs et la soutenabilité financière des inscriptions (cohérence entre devis, conventions et factures). • Gérer administrativement les sessions de formation (convocations, pré-tests, post-tests, enquêtes). • Préparer les éléments de préfacturation en lien avec le PGF FC (dépôts des éléments sous FRAC$) • Assurer la logistique des formations courtes (réservations, pauses, fournitures, reprographie, etc.). • Suivre l'assiduité et les enquêtes de satisfaction, • Éditer les documents officiels (certificats).

PROFIL RECHERCHÉ

Compétences techniques attendues : • Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word), logiciels de gestion universitaire (APOGEE, FCA Manager), notions de comptabilité et de facturation. • Maîtrise de la règlementation de la formation professionnelle Connaissances : • Connaissance du cadre réglementaire de la FC et de la formation professionnelle • Bonne connaissance du référentiel Qualiopi et des enjeux liés aux certifications • Notions de gestion financière et contractuelle (facturation, conventions, financements OPCO) • Connaissance des règles de scolarité universitaire (inscriptions, jurys, diplômes) Savoir-être : • Sens du service, communication claire, travail en équipe • Rigueur, sens du détail, capacité à gérer des volumes importants. • Autonomie Niveau d'expérience souhaité : entre 1 et 3 ans Poste à pouvoir le 06/11/2026 Le poste est ouvert aux contractuels de catégorie B Rémunération mensuelle brute: 2212,03€ En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de : • 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions, • la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois,... • l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua • l'accès aux activités artistiques et sportives de l'université, tarifs préférentiels loisirs, • possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel) • restauration sur le campus avec une participation financière de l'université