Gestionnaire planning et examens - F/H

RESPONSABILITÉS : Organisation des sessions d'examens - Etablissement des plannings des examens/seconde chance dans le cadre d'un portefeuille dédié (2 agents) : 4 mentions de licence/8 ; 5 mentions de master/11, en collaboration avec les directeurs des départements, responsables d'année, gestionnaires pédagogiques (11) - Mise à jour des tableaux supports et des coordonnées des enseignants titulaires, contractuels et vacataires - Réservation des salles et saisie dans le logiciel HyperPlanning - Suivi des commandes et préparation des sujets d'examens - Gestion et suivi d'un formulaire pour les demandes de copies (CC) en ligne - Gestion des sujets d'examens – reprographie via le logiciel Imprim'en ligne - Convocation des étudiants inscrits en contrôle terminal - Organisation des examens dans d'autres lieux (ex. gymnase) - Aide au recrutement d'étudiants pour les surveillances d'examens - Participation aux réunions dédiées - Reporting régulier comprenant la gestion des difficultés Coordination des EDT et affectation des salles de cours (portefeuille dédié) - Gestion des emplois du temps dans Hyper planning (articulation avec les enseignants responsables et les gestionnaires pédagogiques) et du prêt intercomposantes - Gestion des ajustements utiles et des demandes de changements de programmation - Gestion des annulations et/ou reprogrammations de cours dans HP - Accueil et information des publics enseignants et étudiants - Suivi de l'état des salles et des installations en lien avec le référent logistique Référent Handicap des étudiants de l'UFR (au titre du portefeuille dédié) - Référent handicap et gestion des étudiants en situation de handicap - Accueil, information, accompagnement, suivi et recensement des étudiants en situation de handicap - Planification, suivi et gestion des examens pour les étudiants ayant des besoins particuliers (prêt ordinateur, salle isolée, secrétaire d'examen, installation...) - Recrutement des étudiants secrétaires d'examens - Participation aux réunions organisées par le service handicap de l'université Outils spécifiques à l'activité Logiciels spécifiques du domaine : Apogée, HyperPlanning Logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Power Point PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances / Savoir Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'Enseignement Supérieur Savoir faire Savoir élaborer des outils et concevoir des améliorations Savoir utiliser et exploiter les applications de gestion pédagogique Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel) Savoir collaborer dans un contexte collectif et transversal Savoir être Capacité à adapter son accueil à des publics variés Avoir le sens du relationnel, de la négociation et du travail en équipe Savoir rendre compte à son responsable Etre très disponible lors des pics d'activités et être réactif Etre organisé, rigoureux et capable d'autonomie sur son poste de travail