Gestionnaire en coordination pédagogique/ Section scolarité (H/F)

RESPONSABILITÉS

Intervenir en soutien du gestionnaire pédagogique titulaire en charge de la gestion des salles et de l'élaboration des plannings des apprenants:

• Elaboration et gestion des plannings de l'ensemble des apprenants : auditeurs/publics en reconversion professionnelle/attachés luxembourgeois ;
• Gestion centralisée des salles de l'ENM pour les deux sites l'Ecole ;
• Alimentation et mise à jour quotidienne du tableau de suivi des salles.

-Vérification de la concordance des plannings

-Affichage des emplois du temps et gestion des casiers des auditeurs et des enseignants ;

• Saisie des occupations de salle dans le logiciel Open Portal

• Pour les publics qui ne disposent pas de cahier de texte numérique: saisie de l'ensemble des données

• Pour toutes les autres réservations de salles hors publics d'apprenants : saisie de l'ensemble des données.

-Liens avec les services techniques et informatiques de l'Ecole ainsi qu'avec les partenaires extérieurs de l'Ecole :

✓ Contribuer à alimenter les tableaux de synthèse sur l'occupation des salles extérieures en cas de présence de double publics à l'attention des services supports (service informatique et audio-visuel) pour leur permettre d'anticiper l'installation du matériel

• Coordination et suivi de la logistique des salles avec le service technique et logistique

✓ Veille sur une mise à jour quotidienne des plannings : affichage dans les vitrines de l'ensemble des modifications des séquences et des salles et information par mail des publics d'apprenants

✓ Participation à la gestion de la réservation des salles externalisées de l'Ecole ;

• Participation aux activités logistiques et matérielles :

✓ Etiquetage des casiers des publics apprenants, des formateurs et des personnels

✓ Réalisation de cavaliers (intervenants dans l'amphi)...

1. Intervenir en soutien du gestionnaire pédagogique titulaire en charge de la gestion des vacations:

• Mission de gestion financière

✓ Préparation et suivi des états indemnités des intervenants;

✓ Mise à jour des données des intervenants dans le logiciel Open Portal, numérisation des pièces comptables.

✓ Participation au suivi d'un tableau de bord relatif au traitement des indemnités des intervenants extérieurs

✓ -Participation à l'ensemble des activités du service : accueil des promotions, organisation des activités pédagogiques ; prestations de serment...

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances :

Réelle appétence pour les outils informatiques

✓ Maîtrise des outils bureautiques (en particulier Excel) et outils collaboratifs ;

✓ Environnement professionnel du domaine d'activité ;

Savoir-faire :

✓ Analyser une information, un document, une réglementation ;

✓ Anticiper ;

✓ Maîtriser les délais ;

Savoir-être :

✓ Autonomie, tout en sachant rendre compte

✓ Excellent sens des relations humaines ;

✓ Avoir un véritable esprit d'équipe ;

✓ Grande réactivité.