Gestionnaire Ecole Doctorale (H/F)

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

Gestion administrative et pédagogique :

• Assurer la coordination administrative de l'école doctorale : accueil de public, permanence

téléphonique et électronique (en français et anglais), organisation du planning des réunions,

convocations aux réunions et conseils, rédaction des comptes rendus ;

• Gérer les dossiers des étudiants de leur inscription à la soutenance de thèse, en s'appuyant sur la

réglementation en vigueur (recensement des conventions de formation, réception et vérification des

dossiers de soutenance) ;

• Organisation des Comités de Suivi Individuel (CSI)
• Assurer un rôle d'interface et de coordination avec les différents services administratifs de

l'université ;

• Assurer le lien entre la direction de l'école doctorale et les différents partenaires (doctorants, unités

de recherche, directeurs de thèse.) ;

• Renseigner les enquêtes pour les tutelles et les partenaires (UFR, Universités, Collège des écoles

doctorales, Ministère, HCERES) : nombre de doctorants, insertion professionnelle, enquête SIREDO, .

• Collaborer avec les laboratoires à l'organisation de congrès, journées de l'école doctorale, réunions

d'entrée et de sortie et autres activités de l'école doctorale, en appui au directeur.

Suivi du financement des doctorants :

• Participer à l'organisation du recrutement des doctorants contractuels (organisation et pilotage administratif du concours des contrats doctoraux, réalisation de tableaux de bord.)
• Suivre les différents appels d'offre pour les financements de thèse (veille scientifique)
• Gérer et proposer des formations en liaison avec le Département des formations du CED

Gestion financière :

• Gestion du budget de l'ED ;
• Suivre l'exécution budgétaire ;

Mise à jour et suivi de données :

• Suivre les indicateurs définis par l'HCERES et la direction de l'école doctorale (taux encadrement, taux

de réussite, durée des thèses, nombre de thèse soutenues.)

• Mise à jour des bases de données de l'ED
• Suivre les abandons de thèses

Communication :

• Assurer la publication et la diffusion des informations scientifiques
• Mettre à jour le site Web, la brochure de l'école doctorale et le vademecum

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances

Organisation et fonctionnement des établissements publics à caractère scientifiques, culturels et

professionnels.

Bonne connaissance des techniques de gestion administrative.

Bonne connaissance de la réglementation et des procédures relatives à la formation doctorale,

notamment des contrats doctoraux et des missions complémentaires.

Bonne connaissance des partenaires et des réseaux de la formation doctorale.

Savoir-faire - Compétences opérationnelles

APOGEE : Application pour l'organisation et la gestion des enseignements et des étudiants

AMETHIS : Accès multi- établissements aux thèses, à l'international et au suivi des doctorants et

docteurs

E- candidat : Application pour la gestion des candidatures en doctorat

SIFAC Web

Messagerie Outlook

Tableur Excel

Traitement de texte Word

Présentation Powerpoint

Savoir-être - Compétences comportementales

Rigueur et sens de l'organisation

Réactivité et polyvalence

Sens relationnel et de la communication

Capacité à travailler en autonomie

Capacité à gérer le stress et les aléas

Capacité à anticiper les échéances, planifier et respecter les délais.

Sens de la confidentialité

Savoir rendre compte

Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant)

Niveau II - Bac+3 Licence, Licence professionnelle