Gestionnaire de formation H/F

Le(la) Gestionnaire de Formation assure l'ensemble des missions administratives et comptables nécessaires au bon fonctionnement des formations dispensées par le C-NESOA. Il/elle garantit la fiabilité des dossiers apprenants, la conformité des processus aux exigences Qualiopi, la fluidité des relations avec les partenaires extérieurs et la rigueur du suivi financier administratif.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Gestion des candidatures et des admissions

Réception, enregistrement et contrôle de la complétude des dossiers de candidature

Vérification des pièces justificatives selon le type de formation (initiale, professionnelle, double cursus, perfectionnement)

Préparation administrative des commissions d'admission : constitution des dossiers, convocations, procès-verbaux

Notification des décisions d'admission et suivi des retours candidats

Gestion des inscriptions initiales et des réinscriptions annuelles

Constitution, mise à jour et archivage des dossiers administratifs des étudiants

Gestion administrative de la scolarité

Création et mise à jour continue des dossiers administratifs tout au long du parcours de l'apprenant

Émission des certificats de scolarité, attestations de présence, attestations de formation

Rédaction, envoi et archivage des conventions de formation (apprenants, employeurs, OPCO)

Gestion de l'archivage réglementaire dans le respect des durées légales de conservation (Référent RGPD)

Mise à jour du registre des apprenants et des tableaux de bord de suivi des cohortes

Gestion administrative des examens et certifications

Constitution et transmission des dossiers candidats aux organismes certificateurs (CNOV, OSTEOA...)

Relations administratives avec les organismes certificateurs (CNOV, OSTEOA, RNCP)

Gestion des partenaires extérieurs

Rédaction, envoi, suivi et archivage des conventions de partenariat (centres équestres, élevages, cliniques vétérinaires, propriétaires d'animaux)

Suivi administratif des lieux de stage et structures accueillant les enseignements pratiques et cliniques

Relations administratives avec les institutions professionnelles de la filière ostéopathie animale

Gestion administrative des partenariats inter-écoles dans le cadre des formations (Doubles cursus, Pro santé)

Mise à jour du registre des partenaires et des conventions actives

Gestion administrative et financière

Émission et envoi de la facturation des frais de formation aux apprenants

Mise en place et suivi des échéanciers de paiement

Relance administrative des impayés, en lien avec la direction

Rupture des contrats de formation.

Contrôle administratif des prestations réalisées par les intervenants vacataires (Formateur, assistant, tuteur, jury)

Vérification et validation administrative des factures prestataires avant transmission à la comptabilité

Transmission des pièces comptables et éléments variables au comptable ou cabinet comptable

Suivi administratif des dossiers de financement (OPCO, CPF, financements publics) : constitution, suivi des accords, relances

Qualité, conformité Qualiopi et gestion documentaire

Participation active au système de la qualité de l'établissement

Préparation des audits Qualiopi (initiaux et de surveillance) : collecte des preuves, organisation documentaire

Suivi et mise à jour des indicateurs administratifs du Référentiel National Qualité (RNQ) ( A venir)

Gestion documentaire : création, mise à jour, diffusion et archivage des documents qualité

Veille réglementaire liée à la formation professionnelle et à l'enseignement supérieur privé

Contribution aux actions d'amélioration continue identifiées lors des audits ou revues de direction

COMPÉTENCES REQUISES

Compétences techniques

Maîtrise de l'administration de la formation professionnelle et de l'enseignement supérieur privé

Connaissance du cadre réglementaire Qualiopi et du Référentiel National Qualité

Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Office 365 (Word, Excel, Outlook)