Gestionnaire Administration et Facturation (H/F)

Sociétés évoluant dans le secteur des télécommunications et des services réseaux (Internet, WiFi, services techniques pour professionnels), nous recherchons un(e) Gestionnaire Administration et Facturation dans le cadre d'une phase de transition et d'organisation des fonctions administratives et financières.

Rattaché(e) au Directeur Administratif et Financier, vous assurez la gestion administrative courante et la facturation des deux sociétés, garantissez la fiabilité des processus administratifs et le bon déroulement du cycle de facturation clients.

Vos missions

Administration des ventes et facturation

• Établir et contrôler la facturation clients des deux sociétés
• Gérer les abonnements et prestations récurrentes
• Émettre les factures et avoirs
• Contrôler la cohérence entre contrats, prestations réalisées et facturation
• Suivre le calendrier de facturation
• Traiter les demandes clients et de la Direction relatives à la facturation
• Assurer le suivi administratif des encaissements en lien avec le DAF
• Participer à la production des tableaux de bord de suivi du chiffre d'affaires

Gestion administrative générale

• Assurer la gestion administrative quotidienne des deux sociétés
• Organiser, classer et archiver les documents administratifs et contractuels
• Gérer le courrier, y compris les courriers recommandés
• Assurer le suivi administratif des contrats fournisseurs et prestataires (hors négociation)
• Gérer les fournitures et services généraux
• Mettre à jour les bases documentaires internes

Interface administrative avec la comptabilité

• Assurer le lien avec le cabinet d'expertise comptable
• Transmettre les pièces comptables et déposer les documents sur les plateformes d'échange
• Contrôler formellement les factures fournisseurs
• Suivre les échéanciers et préparer les éléments de paiement pour validation
• Assurer le suivi administratif des règlements clients et fournisseurs
• Effectuer les relances administratives en cas d'impayés ou d'anomalies

Gestion administrative RH

• Gérer les temps de travail, congés, récupérations et absences
• Transmettre les éléments variables de paie
• Gérer administrativement les tickets restaurant
• Assurer le suivi administratif des dossiers du personnel
• Assurer l'interface administrative avec les salariés

Support administratif à la direction

• Assister le DAF et la Direction
• Préparer les tableaux de bord et indicateurs de suivi
• Suivre les échéances administratives
• Contribuer à la formalisation et à l'amélioration des procédures internes
• Participer à des projets d'organisation ou de transition

Profil recherché

Formation et expérience

• Formation Bac +2 à Bac +3 en gestion, administration ou assistanat
• Expérience réussie en administration des ventes, facturation, assistanat de gestion ou administration générale
• Une expérience dans une société de services BtoB, informatique ou télécommunications serait appréciée

Compétences

• Maîtrise d'un logiciel de gestion commerciale et de facturation
• Bonne maîtrise d'Excel et des outils bureautiques
• Bonne compréhension des flux de facturation et de gestion administrative
• Capacité à contrôler et fiabiliser des données chiffrées
• Qualités rédactionnelles et organisationnelles
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

Savoir-être professionnels

• Rigueur et sens de l'organisation
• Fiabilité et autonomie
• Sens des priorités
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Aisance relationnelle
• Esprit d'équipe
• Capacité d'adaptation dans un environnement technique et en évolution