Gestionnaire Administratif et Formation F/H - REF 296

RESPONSABILITÉS

Le Gestionnaire (F/H) est en charge d'assister la Cheffe de projet UNITEID et de contribuer aux activités globales du Pôle Grands Projets pour les missions suivantes : Gestion de la formation :

• Gestion de la scolarité de la formation sur les logiciels CelCat et Apogée, en interface avec les autres services concernés de l'Université ;
• Saisie des emplois du temps et affectation des salles d'enseignement ;
• Élaboration et suivi des listes d'émargement ;
• Réalisation des inscriptions pédagogiques des étudiants ;
• Saisie des notes ;
• Édition des procès-verbaux de délibération pour les jurys ;
• Édition et communication des relevés de notes. Gestion administrative :
• Instruction et suivi des conventions de stage en interface avec les services concernés au sein de l'Université ;
• Mise en place et suivi des gratifications de stage ainsi que des bourses de mobilité entrante et sortante en lien avec le Service Financier de l'Université ;
• Réalisation et suivi des actes de gestion administrative au quotidien (demandes d'achat, ordres de mission, réservations de voyags, etc ...) ;
• Organisation logistique d'événements (écoles d'été, colloques, séminaires) ;
• Suivi et classement des dossiers de candidature des étudiants ;
• Suivi et accompagnement des étudiants sélectionnés ;
• Participation aux réunions d'équipe et aux réunions des instances de gouvernance du projet ;
• Contribution à la rédaction de comptes-rendus de réunions, points, conférences, ... ;
• Mise en place et analyse de questionnaires et d'enquêtes auprès des étudiants et des anciens étudiants ;
• Collecte des indicateurs du projet auprès des partenaires. Conditions générales du poste : • Catégorie du poste : C • Corps de recrutement : ATFR ou équivalent • Quotité de travail : 100% • Date de prise de fonctions souhaitée : 01/09/2026 • Poste ouvert uniquement aux contractuels • Type de contrat proposé et durée : CDD de 12 mois • Localisation géographique : Toulouse • Groupe RIFSEEP ou cotation du poste : 1 • Rémunération : comprise entre 1801.74 € et 1900.19 € en fonction de l'expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste 178€.

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances :

• Connaître l'environnement de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche ;
• Comprendre l'enjeu des projets EUR. Savoir-faire techniques :
• Maîtriser le suivi administratif ;
• Avoir une bonne capacité de synthèse ;
• Etre un bon communiquant par écrit ;
• Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint) ;
• Connaître les logiciels Celcat et Apogée serait un plus ;
• Justifier d'un niveau d'anglais B2 serait un plus. Savoirs comportementaux :
• Savoir rendre compte et travailler en équipe ;
• Faire preuve de rigueur, organisation et fiabilité ;
• Être polyvalent, dynamique et réactif ;
• Apprécier les relations sociales (avec les étudiants, les partenaires internationaux, les collègues de différents services...). Diplôme requis : BAC + 2 (BTS) Expérience souhaitée : Intermédiaire (3 à 5 ans) Une première expérience en tant que gestionnaire administratif et/ou de formation est préférable mais non obligatoire. Politique Sociale et Avantages :
• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• 3 Options de temps de travail pour les personnels BIATSS (si contrat > à 10 mois): 39h10 => 55 jours de congé, 38h15 => 50 jours de congé, 37h20 => 45 jours de congé
• Possibilité d'aménagement du temps de travail
• Télétravail possible en fonction du poste
• Possibilité aménagement du poste de travail pour les personnes handicapées
• Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale
• Contributions à la complémentaire santé
• Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2025
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences...)
• Crèche.