Gestionnaire administratif de formation F/H

Fonctions : Gestionnaire administratif-ve de formation F/H

Catégorie : B

Corps : TECH

BAP : J

CDD de 6 mois.

Rattaché.e à la responsable du pôle gestion, le ou la gestionnaire formation participe activement à l'organisation et au déploiement d'actions de formation à destination de l'ensemble des personnels de Sorbonne Université.

Missions principales

Préparer et organiser les sessions de formation au niveau administratif et logistique

• Organiser les formations :

• Saisie des inscriptions : création des sessions dans le logiciel, réception et traitement des demandes, inscriptions des demandes dans les formations correspondantes, suivi des volumes d'inscriptions

• Réservation des salles, installation logistique des lieux des formations (ordinateur, vidéoprojecteur, paper board, .), ouverture en présentiel de la session de formation ou à distance

• Envoi des convocations par mail,

• Suivi des conventions de formation et échanges avec les prestataires,

• Lien avec le service financier pour les engagements financiers

• Évaluation des sessions

• Saisie des présences et envoi des attestations de présence

• Accueil des stagiaires, des formateurs et des intervenants extérieurs.

• Diffusion des informations en relation avec l'activité de formation auprès de la communauté

• Échanger avec les organismes de formations pour la planification en lien avec les besoins de l'établissement

• Veiller au bon déroulement des sessions de formation et être l'interlocuteur privilégié des agents et du formateur tout au long de la session de formation

• Gérer et suivre la boite mail partagée du service

• Gérer quotidiennement le système d'inscription dématérialisé

Connaissances transversales requises :

• Connaissance de l'environnement professionnel, de l'organisation de la Fonction publique, de l'Enseignement supérieur et de l'université
• Connaissance des métiers de la fonction publique et en particulier les métiers de la recherche et de l'enseignement supérieur

Savoir-faire :

• Avoir le sens de l'organisation et de la planification
• Maîtriser les outils bureautiques et avoir une agilité avec les outils informatiques
• Posséder de bonnes qualités rédactionnelles
• Savoir collecter, exploiter les informations et alimenter la base de données propre à la formation
• Savoir informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Savoir travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Savoir-être :

• Faire preuve d'autonomie, de réactivité et de disponibilité
• Savoir respecter la confidentialité des informations et des données, faire preuve de discrétion
• Faire preuve de rigueur, d'anticipation et avoir le sens de l'organisation
• Savoir travailler en équipe, sens relationnel
• Avoir le sens du contact et des relations humaines
• Être polyvalent-e et posséder des capacités d'adaptation