Gestionnaire administratif / Administrative (H/F)

RESPONSABILITÉS

1- Gestion administrative et suivi des abonnements de la collectivité

-Recenser, suivre et mettre à jour l'ensemble des abonnements documentaires (presse, bases de données, ressources numériques) en lien avec les documentalistes et leur politique d'acquisition

Assurer la gestion administrative des commandes (demandes de devis aux fournisseurs, transmission des éléments pour la réalisation des bons de commande, vérifications pour validation du service fait, enregistrement des différentes pièces) en lien avec la référente financière

Contrôler les échéances contractuelles et anticiper les renouvellements ou résiliations

Mettre à jour les tableaux et outils de suivi des abonnements, et produire des bilans réguliers

Participer à l'optimisation du portefeuille d'abonnements (analyse des coûts, usage, pertinence)

Assurer un rôle de relais entre les services utilisateurs et les interlocuteurs financiers ou les services utilisateurs et les documentalistes

2 - Gestion des destinataires des abonnements et gestion des accès

Gérer les listes de diffusion des abonnements (attribution, modification, suppression)

Paramétrer et administrer les accès aux ressources numériques (création de comptes, habilitations)

Assurer le suivi des droits d'accès et leur mise à jour régulière

Informer et accompagner les utilisateurs sur les modalités d'accès aux ressources

Garantir la conformité avec les conditions d'utilisation des éditeurs

3 - Gestion des demandes des usagers

Accueillir, qualifier et traiter les demandes (téléphone, mails, outils internes)

Assurer la gestion des prêts et retours de documents physiques ou numériques

Orienter les usagers vers les ressources adaptées en lien avec l'équipe documentation

Suivre les demandes et garantir leur traitement dans les délais

Tenir à jour les outils de suivi des sollicitations (tableaux de bord, historiques, messagerie)

Contribuer à l'amélioration continue du service rendu aux usagers

4 - Relation avec les différents fournisseurs

Assurer l'interface avec les prestataires (éditeurs, diffuseurs, plateformes numériques)

Gérer les échanges liés aux abonnements (commandes, incidents, renouvellements)

Suivre la qualité de service des fournisseurs (délais, accès, assistance)

Participer à la veille sur les offres disponibles et les évolutions du marché documentaire

Contribuer à la négociation et à l'évaluation des prestations en lien avec la Mission veille et ressources documentaires

Traiter les litiges éventuels

PROFIL RECHERCHÉ

Formations/diplômes :

Bac à Bac +2 en gestion administrative, assistanat ou documentation

Expériences Requises :

Idéalement une première expérience dans un environnement documentaire ou en collectivité.

Compétences clés

• Gestion administrative et suivi d'activité (abonnements, commandes, tableaux de bord) : Maîtrise
• Utilisation des outils bureautiques et de gestion documentaire : Maîtrise
• Traitement des demandes et relation usagers : Maîtrise
• Rédaction administrative (mails, notes, bilans) : Maîtrise
• Relation fournisseurs et suivi de prestations : Pratique à maîtrise

Aptitudes

• Rigueur et sens de l'organisation
• Autonomie
• Sens du service et qualités relationnelles
• Esprit d'équipe
• Capacité d'adaptation