Assurer le suivi administratif de la Chaire Smart City

Accueil physique, téléphonique et messagerie
Organisation des Comités de pilotage (COPILs)
Saisie et mise en forme de documents (demande de tarifs, comptes rendus de réunions...)
Organisation logistique des déplacements (missions nationales et internationales)
Préparation logistique des manifestations scientifiques du laboratoire (préparation en amont et en assurer le bon déroulement)
Gestion des inscriptions, commandes, réservations (restaurant, hébergement, réservations de salles, prêt de matériel...)
Suivi du budget de la Chaire (gestion d'états de frais, établissement de pré-bons de commande ...)

Gérer pédagogiquement les étudiants des diplômes rattachés à la Chaire Smart City

Niveau minimum BAC, souhaité BAC +2 en gestion administrative

Compétences attendues

Connaître les règles de gestion administrative et budgétaire
Connaître l'environnement de l'université et de préférence de l'UFR DSEP
Maîtrise des outils bureautiques indispensable,
Capacité à s'adapter et à appréhender de nouveaux outils et logiciels (suite office, suite Adobe...)
Savoir prendre des initiatives
Être méthodique, savoir s'organiser, hiérarchiser et prioriser dans le cadre d'une polyvalence des activités
Maîtrise de l'orthographe, de la prise de note et qualités rédactionnelles.
Capacité à se situer et à s'adapter à une organisation (travail en équipe),
Savoir partager l'information et rendre compte,
Faire preuve de rigueur, de fiabilité, d'implication (prendre des initiatives),
Savoir faire preuve de discrétion professionnelle,
Savoir être à l'écoute des interlocuteurs et analyser leur demande, avoir le sens de la communication pour pouvoir renseigner

Contrat - Conditions d'exercice

Gestionaire administratif et pédagogique de la chaire smart city (H/F)

Description du poste