France Présence - Assistant / Assistante de publicité d'agence (H/F)

France Présence est une marque du groupe Oui Care, entreprise à mission reconnue pour son expertise dans l'accompagnement à domicile depuis près de 20 ans.

L'agence de Libourne est spécialisée dans la prise en charge de la grande dépendance et du handicap, avec pour mission de garantir un accompagnement de proximité et de qualité auprès de ses clients (bénéficiaires) et de ses collaborateurs (auxiliaires de vie et intervenants à domicile).

1. Gestion administrative et accueil

Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'agence (clients, familles, candidats, intervenants)

Traiter et orienter les demandes entrantes (nouvelles demandes de prise en charge, réclamations, informations)

Constituer et suivre les dossiers administratifs des bénéficiaires et des salariés

Rédiger et mettre à jour les documents contractuels (contrats de prestation, avenants, etc.)

Classer, archiver et assurer la conformité documentaire du dossier de l'agence

1. Gestion des plannings

Élaborer, modifier et optimiser les plannings d'intervention des auxiliaires de vie en fonction des besoins des bénéficiaires

Assurer la continuité de service en cas d'absence ou d'imprévu (remplacements en urgence)

Suivre en temps réel les interventions via l'outil de télégestion / l'application dédiée

Alerter en cas de retard, d'anomalie ou de non-réalisation d'une intervention

1. Suivi des ressources humaines de proximité

Participer au suivi administratif du personnel intervenant (contrats, absences, congés, heures)

Assurer un lien de proximité avec les auxiliaires de vie et remonter les besoins de formation ou d'accompagnement

1. Relation client et qualité de service

Maintenir une relation de confiance avec les bénéficiaires et leurs familles

Assurer le suivi de la satisfaction client et remonter les besoins d'ajustement de la prise en charge

Participer à la gestion des réclamations en lien avec le/la Responsable d'Agence

Veiller au respect des procédures qualité et des normes du secteur

1. Support à la gestion de l'agence

Participer au suivi administratif et financier courant de l'agence (facturation, relances, suivi des paiements)

Contribuer à la préparation de reportings d'activité pour la direction

Appuyer le/la Responsable d'Agence dans les tâches de gestion quotidienne

Expérience

Une première expérience en agence de services à la personne, secteur médico-social ou fonction administrative polyvalente est un plus

Débutant(e) accepté(e) si forte motivation pour le secteur

Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et à l'aise avec les logiciels de planification / télégestion

Excellentes capacités organisationnelles et de gestion des priorités

Bon relationnel, sens de l'écoute et de la discrétion (confidentialité des données sensibles)

Réactivité et capacité à gérer les imprévus et les situations d'urgence

Rigueur administrative