Elsan - Secrétaire médical / Secrétaire médicale (H/F)

La secrétaire médicale de l'HDJ chimiothérapie assure la gestion administrative et organisationnelle du parcours patient au sein de l'unité, en lien étroit avec l'équipe soignante et médicale.

CDD à pouvoir dès que possible, jusqu'au 07/09/26 inclus.

Accueil et relation patient

• Accueil physique et téléphonique des patients et de leur entourage
• Orientation des patients au sein de l'unité et vers les différents services
• Information sur les modalités administratives de prise en charge
• Gestion des demandes et réclamations de premier niveau

Gestion des rendez-vous et planification

• Programmation des séances de chimiothérapie en coordination avec l'équipe médicale et infirmière
• Gestion du planning des patients (chimiotherapies, consultations, soins oncologiques de support, bilans préalables)
• Suivi des protocoles de traitement et anticipation des besoins en créneaux
• Envoi des convocations et rappels de rendez-vous

Gestion administrative du dossier patient

• Création, mise à jour et archivage des dossiers médicaux informatisés (logiciels DPI : Hopital Manager.)
• Frappe et mise en forme de courriers médicaux, comptes rendus, ordonnances
• Gestion des demandes d'examens complémentaires (biologie, imagerie) et suivi des résultats
• Traitement du courrier entrant et sortant (papier et électronique)

Facturation et prise en charge administrative

• Vérification des droits des patients (carte Vitale, mutuelle, ALD, CMU-C.)
• Saisie et transmission des éléments de facturation au service de facturation / DIM
• Suivi des prises en charge Assurance Maladie et organismes complémentaires
• Gestion des ententes préalables si nécessaire

Coordination et communication

• Liaisons avec la pharmacie du CHU et la PUI pour la préparation des chimiothérapies (bons de commande, planning)
• Coordination avec le DIM pour le codage PMSI et les déclarations associées
• Participation aux réunions de service et transmission des informations administratives
• Suivi des indicateurs et participation à la démarche Qualité

Savoirs (connaissances)

• Terminologie médicale, notamment en oncologie et pharmacologie
• Réglementation hospitalière et droit des patients
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie) et des logiciels métier (HM, NextCloud, MSS)
• Procédures de facturation et de prise en charge Assurance Maladie
• Règles de confidentialité et secret professionnel (RGPD, secret médical)
• Règles d'hygiene

Savoir-faire (compétences techniques)

• Frappe rapide et mise en forme de documents médicaux
• Gestion simultanée de plusieurs agendas et priorités
• Utilisation des outils de télétransmission et des plateformes sécurisées
• Classement, archivage physique et numérique

Savoir-être (qualités personnelles)

• Sens de l'accueil et empathie vis-à-vis de patients souvent fragiles et anxieux
• Rigueur, organisation et gestion du stress dans un environnement à forte charge
• Discrétion et respect absolu de la confidentialité
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
• Réactivité et adaptabilité face aux imprévus